Cuộc cách mạng tinh gọn bộ máy nhà nước theo tinh thần Nghị quyết số 18-NQ/TW  ngày 25/10/2017  của Ban Chấp hành Trung ương về “Một số vấn đề về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả” và các Nghị quyết, Chỉ thị liên quan đang tạo nên những thay đổi lớn về mô hình tổ chức, cơ cấu nhân sự và phương thức vận hành của bộ máy hành chính nhà nước.

Trong quá trình này, hồ sơ, tài liệu lưu trữ đóng vai trò trụ cột thầm lặng, đảm bảo sự liên tục trong quản lý, minh bạch hóa tài sản, trách nhiệm công vụ và góp phần bảo tồn giá trị lịch sử – pháp lý của nhà nước. Tuy nhiên, một khía cạnh thường bị xem nhẹ trong tiến trình này là việc quản lý, bàn giao và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của các đơn vị bị thay đổi, sắp xếp, tổ chức lại. Trong khi đó, tài liệu lưu trữ là “trí nhớ hành chính”, là căn cứ để bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch của hoạt động công quyền.

Từ góc nhìn của người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử, chúng tôi xin nêu vai trò, thực trạng và đề xuất một số giải pháp nhằm phát huy tốt hơn chức năng của hoạt động nghiệp vụ lưu trữ nói chung, của hồ sơ, tài liệu lưu trữ nói riêng trong bối cảnh sắp xếp tổ chức bộ máy hiện nay.

1. Vai trò của hoạt động nghiệp vụ lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy

Nghiệp vụ lưu trữ không chỉ là hoạt động khoa học, mà còn là một thành tố cấu thành quản trị công hiện đại. Trong quá trình sáp nhập, chia tách, giải thể các cơ quan, tổ chức, hoạt động nghiệp vụ lưu trữ giúp:

- Đảm bảo kế thừa pháp lý và duy trì tính liên tục trong hoạt động quản lý nhà nước;

- Đảm bảo tính liên tục, không đứt gãy của hoạt động hành chính, đặc biệt trong giai đoạn chuyển tiếp;

- Bảo đảm minh bạch trong việc bàn giao tài chính, tài sản công, tài liệu quản lý;

- Cung cấp cơ sở pháp lý để giải quyết chế độ chính sách, khiếu nại, tố cáo và các vấn đề phát sinh sau khi tổ chức lại;

- Lưu giữ giá trị lịch sử - hành chính, phục vụ tra cứu, nghiên cứu, tổng kết mô hình tổ chức cũ;

- Hỗ trợ chuyển đổi số, tạo nền tảng dữ liệu đầu vào phục vụ cơ sở dữ liệu quốc gia.

Tài liệu lưu trữ là bằng chứng lịch sử – không chỉ về quá trình hình thành và hoạt động của một cơ quan, tổ chức mà còn phản ánh cách tổ chức bộ máy hành chính vận hành trong từng thời kỳ. Nếu tài liệu không được thu thập, bàn giao và lưu giữ đúng quy định, hậu quả pháp lý, quản lý và cả lịch sử là rất lớn. Vì vậy cần được thu thập, phân loại, bảo quản và khai thác một cách khoa học, có hệ thống, đảm bảo đúng quy định của Luật Lưu trữ và các quy định có liên quan khác.

2. Thực trạng bàn giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong tiến trình sắp xếp tổ chức bộ máy

2.1. Về hồ sơ bàn giao và tài liệu lưu trữ: nhiều cơ quan, đơn vị khi thực hiện sáp nhập, giải thể, tổ chức lại chưa thực hiện đúng quy trình thu thập, phân loại, lập danh mục hồ sơ bàn giao. Hồ sơ, tài liệu không được thu thập theo Danh mục hồ sơ, không có sổ giao nhận, biên bản bàn giao. Một số nơi, tài liệu còn lẫn lộn giữa hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc, hồ sơ cán bộ và cả giấy tờ cá nhân,.... gây khó khăn cho đơn vị tiếp nhận cũng như cơ quan lưu trữ lịch sử. Có trường hợp tài liệu bị hư hỏng, thất lạc do chưa nhận thức đầy đủ về giá trị của hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

2.2. Về nhân lực và trang thiết bị

Phần lớn cán bộ phụ trách lưu trữ ở các cơ quan tổ chức, sở ngành, cấp huyện và cấp xã vẫn là kiêm nhiệm, chưa được đào tạo bài bản. Kho lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa có hoặc nếu có thì còn chật hẹp, không đạt tiêu chuẩn bảo quản. Trang thiết bị bảo quản tài liệu còn thiếu, số hóa chưa đồng bộ, chưa có hệ thống kết nối dữ liệu với cơ quan lưu trữ chuyên ngành. Mặc dù chuyển đổi số là xu hướng tất yếu, song việc số hóa tài liệu hiện nay mới chỉ dừng ở mức “sao lưu”, chưa tạo được hệ thống dữ liệu số liên thông giữa các cấp. Điều này ảnh hưởng lớn đến việc chia sẻ, tra cứu và bàn giao hồ sơ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

2.3. Sự phối hợp của một số cơ quan, tổ chức, đơn vị cá nhân trong quá trình bàn giao tài liệu còn chưa được chặt chẽ.

Việc hướng dẫn, giám sát bàn giao hồ sơ, tài liệu nhiều nơi chưa có sự tham gia từ sớm của cơ quan lưu trữ chuyên môn, dẫn đến thiếu sót trong khâu giao, nhận.

2.4.  Một số hình ảnh thực hiện tiếp nhận, xác nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ tập trung tại các cơ quan, đơn vị (Hình ảnh kèm theo).

- H1. Tại UBND huyện Giao Thủy

- H2. Tại UBND huyện Xuân Trường

- H3.Tại UBND huyện Ý Yên

- H4. Tại UBND huyện Lý Nhân

- H5. UBND thành phố Phủ Lý;

- H6. Tại UBND huyện Yên Mô;

- H7. Tại UBND xã Trường Yên;

- H8. Tại UBND xã Quang Sơn.

2.5. Số lượng và mức độ hoàn chỉnh của hồ sơ, tài liệu lưu trữ nền giấy tại UBND các huyện, thành phố trước khi kết thúc hoạt động của chính quyền địa phương cấp huyện trên địa bàn tỉnh Ninh Bình (bao gồm các tỉnh Ninh Bình, Nam Định và Hà Nam trước khi hợp nhất) quy ra mét là: 34.831 mét. Cụ thể:

- Tài liệu của các huyện thuộc tỉnh Ninh Bình (trước hợp nhất) là:15.480 mét (Tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh: 554 mét; Tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ: 0 mét; Tài liệu rời lẻ, chưa chỉnh lý: 14.926 mét);

- Tài liệu của các huyện thuộc tỉnh Nam Định (trước hợp nhất) là:12.774 mét (Tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh: 613 mét; Tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ: 3.573 mét; Tài liệu rời lẻ, chưa chỉnh lý: 8.588 mét);

- Tài liệu của các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Hà Nam (trước hợp nhất) là: 6.577 mét (Tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh: 343 mét; Tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ: 0 mét; Tài liệu rời lẻ, chưa chỉnh lý: 6.234 mét).

3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong tiến trình tổ chức lại bộ máy

3.1.Tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Các quyết định về sắp xếp tổ chức cần đi kèm yêu cầu về trách nhiệm quản lý và bàn giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Cần có biểu mẫu thống nhất về danh mục, biên bản bàn giao, kế hoạch tiêu hủy tài liệu hết giá trị, có sự tham gia của cơ quan lưu trữ chuyên môn.

3.2. Đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ phụ trách công tác lưu trữ, tổ chức tập huấn nghiệp vụ lưu trữ chuyên sâu, hướng dẫn bằng văn bản hoặc trực tiếp hướng dẫn về phân loại, lập hồ sơ, tiêu hủy tài liệu hết giá trị hoặc trùng lặp, quy trình nộp lưu, ... nhất là đối với các đơn vị thuộc diện sắp xếp, giải thể, tránh tình trạng bị động, lúng túng khi triển khai.

3.3. Tăng cường vai trò của Trung tâm Lưu trữ lịch sử: Lưu trữ lịch sử tỉnh cần được tham gia trong các tổ công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác quản lý hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện sắp xếp tổ chức bộ máy để chủ động hướng dẫn, tiếp nhận, đánh giá hồ sơ theo quy định của pháp luật.

3.4. Tổ chức chỉnh lý tài liệu khoa học, đúng quy trình, đúng quy định

Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo đúng nghiệp vụ nhằm phân loại, xác định giá trị, loại ra khỏi phông tài liệu hết giá trị, trùng lặp,  lập hồ sơ, mục lục, danh mục tài liệu…. Việc nghiệm thu, xác nhận kết quả chỉnh lý cần có sự giám sát của cơ quan lưu trữ chuyên môn theo quy định của Luật Lưu trữ.

3.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa tài liệu, triển khai các đề án số hóa tài liệu hành chính, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ liên thông từ cơ sở đến cấp tỉnh, cấp quốc gia phục vụ tốt hơn yêu cầu tra cứu, xử lý công việc trong điều kiện tổ chức lại bộ máy.

3.6. Đầu tư nâng cấp kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu

Cần quan tâm đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đảm bảo các điều kiện kỹ thuật: diện tích, độ thông thoáng, ánh sáng, nhiệt độ, chống ẩm, chống mối mọt, an toàn phòng cháy chữa cháy. Trang bị giá kệ lưu trữ chuyên dụng, máy hút ẩm, camera giám sát, tủ chống cháy, hộp đựng tài liệu… theo tiêu chuẩn ngành.

Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử, cần có lộ trình xây dựng kho lưu trữ hiện đại, đạt chuẩn quốc gia, đáp ứng lưu trữ tài liệu có giá trị lịch sử.

3.7. Tổ chức lại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh gắn với công cuộc chuyển đổi số hành chính: chuyển dịch từ mô hình lưu trữ truyền thống sang lưu trữ tích hợp số - giấy, từng bước hình thành trung tâm dữ liệu lịch sử hành chính điện tử.

Việc này không chỉ góp phần thúc đẩy chính quyền điện tử và chính quyền số, mà còn hướng tới xây dựng hạ tầng thông tin lưu trữ hiện đại, đảm bảo lưu trữ “trí nhớ hành chính” của bộ máy nhà nước.

4. Kết luận

Trong bối cảnh đổi mới bộ máy hành chính, hoạt động nghiệp vụ lưu trữ không thể là "nhiệm vụ phụ" hay thực hiện sau cùng, mà phải là nội dung gắn liền, đồng hành ngay từ khi lập kế hoạch tổ chức lại bộ máy. Công tác lưu trữ không thể đứng ngoài quá trình cải cách tổ chức bộ máy hành chính. Thay vào đó, nó phải được coi là một phần thiết yếu trong việc đảm bảo sự chuyển tiếp hợp pháp, minh bạch và hiệu quả giữa các tổ chức cũ và mới.

Từ thực tiễn công tác tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử, chúng tôi nhận thấy: chỉ khi hồ sơ tài liệu được bàn giao đầy đủ, bảo quản an toàn và tra cứu kịp thời thì sự “liền mạch hành chính” - tức tính kế thừa và hợp pháp của Nhà nước - mới thực sự được bảo đảm.

Trong thời gian tới, mong rằng tiếp tục nhận được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao từ các cấp Đảng, chính quyền, các đồng chí lãnh đạo và sự phối hợp tích cực từ các cơ quan, đơn vị để công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ thực sự trở thành nền tảng bền vững cho một nền hành chính hiện đại, minh bạch, hiệu năng và hiệu quả.

Lê Tuấn Anh – Phó Giám đốc TT LTLS Lại Thị Yến – Phó Trưởng phòng Nghiệp vụ Đinh Thị Khuyên – Lưu trữ viên LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH NINH BÌNH