Ngày 04/11/2021, Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình ban hành Quyết định số 54/2021/QĐ-UBND quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ

Vị trí, chức năng

Trung tâm Lưu trữ lịch sử (sau đây gọi tắt là Trung tâm) là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình; có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh: Sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, báo vệ, bảo quản, bảo hiểm tài liệu; số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu; ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý tài liệu; tổ chức giải mật tài liệu; công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ; tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu; thực hiện cung cấp dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ.

Trung tâm có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chấp hành sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp về tổ chức, biên chế và công tác của Sở Nội vụ; đồng thời chấp hành sự kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.

Nhiệm vụ và quyền hạn

Trình Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, phê duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt: Các đề án, dự án về bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và kinh phí thực hiện các nhiệm vụ không thường xuyên đối với tài liệu lưu được giao quản lý; kế hoạch thực hiện các hoạt động lưu trữ đối với tài liệu được giao quản lý; Danh lục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; mang tài liệu ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước; thẩm tra tài liệu hết giá trị tại lưu trữ  lịch sử.

Thực hiện các nhiệm vụ:

Quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân: Tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; tài liệu được sưu trầm, hiến tặng, ký gửi từ các tổ chức, cá nhân, gia đình; các tài liệu khác được giao quản lý.

Thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ được giao quản lý: Thực hiện, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu nộp lưu; tổ chức kiểm tra, đánh giá chất lượng hồ sơ, tài liệu trước khi thu thập và Lưu trữ lịch sử; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tích hợp, chia sẻ tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật; tổ chức giải mật tài liệu và xác định tài liệu thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng theo quy định của pháp luật; thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ; sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử a xít, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và các biện pháp khác; xây dựng và quản lý an toàn, bảo mật toàn bộ cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức huy tài liệu hết giá trị sau khi được cơ quan có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử.

Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.

Thực hiện công tác thông tin, báo cáo với Sở Nội vụ và cơ quan có thẩm quyền về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định.

Bố trí, phân công nhiệm vụ, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của viên chức và người lao động; quản lý và chịu trách nhiệm tài chính, tài sản được giao và thực hiện chế độ, chính sách đối với viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật, của tỉnh.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Giám đốc Sở Nội vụ hoặc của cơ quan có thẩm quyền giao theo quy định của pháp luật.

Thực hiện các dịch vụ công, dịch vụ lưu trữ và các hoạt động dịch vụ khác theo quy định của pháp luật, bao gồm:

Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Thực hiện chỉnh lý tài liệu thông thường và tham gia giải mật, chỉnh lý tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độn mật tại các cơ quan, tổ chức;

 Số hóa tài liệu: Thực hiện số hóa và bàn giao toàn bộ cơ sở dữ liệu tài liệu thông thường tại các cơ quan, tổ chức;

Tu bổ, phục chế tài liệu hư hỏng, xuống cấp; khử trùng, khử a xít;

Trưng bày, khai thác tài liệu;

Tư vấn, hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ.

  LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH NINH BÌNH