I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

Trung tâm Lưu trữ lịch sử với tổ chức tiền thân là bộ phận thuộc Phòng Hành chính, Tổ chức và Quản trị thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh. Trong quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ lịch sử có thể chia ra thành các giai đoạn như sau:

1. Giai đoạn 1976 - 1991

Sau ngày thống nhất đất nước, năm 1976, tỉnh Ninh Bình hợp với tỉnh Hà Nam (gồm Nam Định và Hà Nam) thành tỉnh Hà Nam Ninh. Giai đoạn này Tổ chức lưu trữ là Bộ phận trực thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

2. Giai đoạn 1992 - 2012

Ngày 26/12/1991, tại kỳ họp thứ 10, Quốc hội khóa VIII ra Nghị quyết tách tỉnh Hà Nam Ninh thành 2 tỉnh Nam Hà và Ninh Bình. Ngày 01/4/1992, tỉnh Ninh Bình chính thức hoạt động theo đơn vị hành chính mới (tái lập). Công tác lưu trữ của tỉnh được giao cho Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh phụ trách cụ thể là một bộ phận thuộc Phòng Hành chính, Tổ chức và Quản trị.

Thực hiện Chỉ thị số 726/TTg, ngày 4/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, theo đề nghị của Ban Tổ chức chính quyền (nay là Sở Nội vụ) sau khi thống nhất với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh được thành lập theo Quyết định số 1174/QĐ-UB ngày 08/10/1997 của Ủy ban Nhân dân tỉnh.

Căn cứ Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan Nhà nước các cấp, Uỷ ban nhân dân tỉnh đã ban hành Quyết định số 892/1998/QĐ-UB ngày 24/7/1998 về việc Thành lập Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Năm 2000, Bộ phận Công nghệ thông tin của Phòng Hành chính - Quản trị thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh được sáp nhập với Trung tâm Lưu trữ và đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ và Ứng dụng tin học theo Quyết định số 492/QĐ-UB ngày 27/4/2000 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc đổi tên Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Đến năm 2004, Trung tâm Lưu trữ một lần nữa được tái lập theo Quyết định số 502/2004/QĐ-UB ngày 09/3/2004 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc thành lập Trung tâm Tin học, đổi tên Trung tâm Lưu trữ và Ứng dụng tin học trực thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

3. Giai đoạn 2013 - 7/2021

Thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình đã ban hành Quyết định số 930/QĐ-UBND ngày 21/11/2012 về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ và Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Theo đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Cơ cấu tổ chức: Được bố trí 02 phòng chuyên môn (Phòng Hành chính - Tổng hợp và Phòng Quản lý văn thư, lưu trữ) và 01 đơn vị sự nghiệp trực thuộc (Trung tâm Lưu trữ lịch sử).

Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ

Căn cứ Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ được thành lập theo Quyết định số 1577/2008/QĐ-UBND ngày 21/8/2008 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế của Sở Nội vụ Ninh Bình.

4. Giai đoạn từ 8/2021 đến nay

Ngày 27/7/2021, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 787/QĐ-UBND thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ và Quyết định số 54/2021/QĐ-UBND ngày 04/11/2021 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ. Theo đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử là đơn vị sự nghiệp công lập có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh: Sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm tài liệu; số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu; ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý tài liệu; tổ chức giải mật tài liệu; công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ; tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu; thực hiện cung cấp dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ.

Về cơ cấu tổ chức, Trung tâm được bố trí 03 phòng nghiệp vụ (Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng Phát huy giá trị tài liệu và Phòng Thu thập và chỉnh lý).

II. NHỮNG KẾT QUẢ NỔI BẬT

Trong quá trình hình thành và phát triển, với sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp, các ngành, Trung tâm Lưu trữ lịch sử và các tổ chức tiền thân đã đạt được một số kết quả nổi bật, cụ thể như sau:

1. Công tác thu thập, bảo quản tài liệu

- Thực hiện công tác thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ đối với 05 Phông lưu trữ gồm: Phông Uỷ ban Hành chính tỉnh Ninh Bình, Phông Hội đồng Nhân dân tỉnh Ninh Bình, Phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Ninh Bình, Phông Uỷ ban Dân số, Kế hoạch hoá Gia đình và Trẻ em tỉnh Ninh Bình, Phông Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh Ninh Bình và 01 Khối tài liệu Thi đua - Khen thưởng (được tách ra từ Phông Ủy ban Hành chính tỉnh Ninh Bình và Phông Ủy ban Nhân dân tỉnh Ninh Bình).

- Thành phần, nội dung tài liệu trong các Khối/Phông lưu trữ nêu trên rất phong phú, đa dạng và có giá trị - chứa đựng nguồn thông tin quý giá, phục vụ cho công tác quản lý nhà nước và nhu cầu sử dụng của các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong và ngoài tỉnh.

2. Công tác chỉnh lý tài liệu

- Thực hiện công tác chỉnh lý, sắp xếp, xác định lại giá trị tài liệu đối với toàn bộ các Phông, Khối lưu trữ đã được thu thập và bảo quản tại kho Lưu trữ lịch sử.

- Tham mưu cho Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 25/QĐ-UBND ngày 13/01/2014 về việc phê duyệt Đề án Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2015 – 2024. Đến nay, đã triển khai thực hiện thực hiện công tác chỉnh lý theo lộ trình Đề án tại các đơn vị gồm: Sở Y tế, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Lao Động Thương binh & Xã hội, Sở Tài Nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Văn Phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, UBND huyện Kim Sơn, UBND huyện Nho Quan, UBND huyện Gia Viễn, UBND huyện Yên Mô, UBND thành phố Tam Điệp. Số lượng tài liệu đã được chỉnh lý theo Đề án ước tính đến hết năm 2022 là trên 5000 mét giá tài liệu.

3. Công tác tu bổ, phục chế

Cử viên chức, người lao động tham gia tập huấn, chuyển giao công nghệ và trực tiếp thực hiện công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ với kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công. Kết quả đến nay, đã thực hiện bồi nền đối với 70.623 tờ tài liệu có nguy cơ bị hư hỏng thuộc Phông Ủy ban hành chính tỉnh Ninh Bình.

4. Công tác giải mật tài liệu

Tham mưu cho Sở Nội vụ trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định thực hiện giải mật đối với 91 tài liệu lưu trữ thuộc Phông Ủy ban Hành chính tỉnh Ninh Bình. Công tác giải mật thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ

- Năm 2016, thực hiện thành công Đề tài khoa học cấp tỉnh “Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình”. Sản phẩm của Đề tài là Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của một số Khối/Phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử.

- Tham mưu cho Sở Nội vụ trình Uỷ ban nhân dân tỉnh Ninh Bình ban hành Quyết định số 315/QĐ-SNV ngày 24/02/2020 về phê duyệt Đề án “Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử”. Đến hết năm 2022, hoàn thành các nội dung của Đề án với tổng số tài liệu được số hóa là 2.081.900 trang. Việc xây dựng và triển khai Đề án có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với công tác bảo quản, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình. Là bước ngoặt quan trọng để chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, tạo điều kiện phục vụ cung cấp dịch vụ công một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng.

- Xây dựng, nâng cấp Trang Thông tin điện tử nhằm phục vụ công tác tuyên truyền, phổ biến, nâng cao nhận thức về vai trò, vị trí của công tác lưu trữ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

6. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

- Triển khai thực hiện hiệu quả công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phục vụ nhu cầu sử dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hằng năm, Trung tâm phục vụ khoảng 100 lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Tiếp nhận 851 hồ sơ cán bộ đi B của tỉnh từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, đồng thời, thực hiện công tác bàn giao hồ sơ cán bộ đi B cho các huyện, thành phố để trao trả trực tiếp cho đối tượng (hoặc gia đình đối tượng). Đến nay, đã tiến hành trao trả 664/851 hồ sơ; còn lại 187 hồ sơ đang được lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử.

7. Thành tích khen thưởng

Với các kết quả đã đạt được trong những năm qua, Trung tâm Lưu trữ lịch sử và các tổ chức tiền thân đã được lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình ghi nhận và khen thưởng, cụ thể:

- Năm 2004, 2010 và 2012: Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đã được Ủy ban nhân dân tỉnh tặng thưởng Bằng khen.

- Năm 2013, 2015, 2017: Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh tặng Danh hiệu tập thể Lao động xuất sắc./.

  LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH NINH BÌNH