Tên thủ tục hành chính

Cấp thực hiện

Cấp tỉnh

Lĩnh vực

Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ

Trình tự thực hiện

Bước 1: Độc giả có nhu cầu chứng thực lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;

Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu, viên chức Phòng đọc trình hồ sơ cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử phê duyệt hoặc để thẩm định:

- Trình Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt;

- Tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

Ghi chú: Đối với tài liệu đã được duyệt cho phép sử dụng thì bỏ qua giai đoạn trình hồ sơ phê duyệt tại bước này.

Bước 3: Sau khi hồ sơ đề nghị chứng thực tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức Phòng đọc xác nhận thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, gồm: Tờ số, hồ sơ số, số mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực;

Bước 4: Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh ký xác nhận và đóng dấu của Lưu trữ Lịch sử, sau đó trả bản chứng thực tài liệu cho độc giả tại Phòng đọc.

Ghi chú: Độc giả được ủy quyền cho người khác đến nhận bản chứng thực tài liệu. Người được ủy quyền phải xuất trình:

- Văn bản ủy quyền (nộp lại cho viên chức Phòng đọc);

Cách thức thực hiện

Nộp hồ sơ

Thời hạn giải quyết

Phí, lệ phí

Trực tiếp tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

- Tối đa 02 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu hợp lệ, đối với tài liệu lưu trữ:

+ Thuộc thẩm quyền cho phép sử dụng của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử;

+ Thuộc thẩm quyền cho phép sử dụng của Giám đốc Sở Nội vụ (hoặc Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh) nhưng trước đó đã được Giám đốc Sở Nội vụ (hoặc Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh) phê duyệt cho phép sử dụng.

- Tối đa 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu hợp lệ, đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền cho phép sử dụng của Giám đốc Sở Nội vụ.

20.000 đồng/văn bản

Thành phần hồ sơ

Tên giấy tờ

Số lượng

Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu - (Tải mẫu phiếu Tại đây)

Bản chính: 01

Bản chính: 01

Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi độc giả công tác (nếu có)

Bản chính: 01

Một trong 03 giấy tờ tuỳ thân (Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu)

Đối chiếu, trả lại

Đối tượng thực hiện

Độc giả (Các cá nhân, cơ quan và tổ chức có nhu cầu)

Cơ quan thực hiện

Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình

Địa chỉ tiếp nhận hồ sơ

Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Địa chỉ: Số 19, đường Trần Hưng Đạo, phường Đông Thành, thành phố Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình

Kết quả thực hiện

Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được sao

Căn cứ pháp lý

Số ký hiệu

Trích yếu

Ngày
ban hành

Cơ quan
ban hành

01/2011/QH13

Luật Lưu trữ

11/11/2011

Quốc hội

01/2013/NĐ-CP

Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

03/01/2013

Chính phủ

10/2014/TT-BNV

Quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử

01/10/2014

Bộ Nội vụ

275/2016/TT-BTC

Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ

14/11/2016

Bộ Tài chính

909/QĐ-BNV

Về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực văn thư - lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ

27/8/2021

Bộ Nội vụ

840/QĐ-UBND

Phê duyệt Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ, thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Ninh Bình

15/11/2021

UBND
tỉnh Ninh Bình

12/2022/QĐ-UBND

Quy chế quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình

10/5/2022

UBND
tỉnh Ninh Bình