Ngày 21/01/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 31/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ. Đây là văn bản pháp lý có ý nghĩa quan trọng, tạo cơ sở đầy đủ, thống nhất để tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ, đồng thời nâng cao trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc lập hồ sơ, quản lý, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Trong những năm gần đây, cùng với quá trình cải cách hành chính, sắp xếp tổ chức bộ máy và đẩy mạnh chuyển đổi số, khối lượng hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ngày càng lớn, nội dung ngày càng đa dạng. Bên cạnh những kết quả đạt được, thực tiễn công tác lưu trữ còn tồn tại một số hạn chế như: lập hồ sơ công việc chưa đầy đủ, thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử chưa đúng thời hạn; điều kiện bảo quản tài liệu tại một số đơn vị chưa bảo đảm; việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ còn tiềm ẩn nguy cơ vi phạm quy định của pháp luật. Việc ban hành Nghị định số 31/2026/NĐ-CP là yêu cầu cấp thiết nhằm khắc phục những tồn tại nêu trên, thiết lập kỷ cương, nền nếp trong công tác lưu trữ.

Nghị định quy định đối tượng áp dụng bao gồm:

- Tổ chức, cá nhân Việt Nam và tổ chức, cá nhân nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ trên lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

- Tổ chức là đối tượng bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định này bao gồm:

+ Cơ quan nhà nước có hành vi vi phạm hành chính mà hành vi đó không thuộc nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ;

+ Đơn vị sự nghiệp công lập;

+ Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp;

+ Đơn vị vũ trang nhân dân;

+ Tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Hợp tác xã;

+ Các tổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật.

Theo đó, mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện, tham gia vào quá trình lập hồ sơ, chỉnh lý, thu nộp, bảo quản, hủy, sử dụng, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; quản lý và sử dụng chứng chỉ hành nghề, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ đều phải nghiêm túc chấp hành các quy định của pháp luật, không phân biệt quy mô, loại hình hay lĩnh vực hoạt động. Nghị định tập trung quy định các nhóm hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, quy định rõ mức phạt tiền cụ thể, đồng thời áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả bắt buộc, góp phần nâng cao tính răn đe, phòng ngừa và bảo đảm khả năng thực thi trong thực tiễn.

Điểm đáng chú ý của Nghị định là việc xử lý nghiêm các hành vi vi phạm có nguy cơ gây hậu quả lâu dài, ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn và giá trị của tài liệu lưu trữ như: không thu nộp tài liệu có giá trị lịch sử; làm mất, làm hư hỏng tài liệu lưu trữ; không bảo đảm điều kiện an toàn cho tài liệu; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trái quy định; làm lộ bí mật nhà nước trong tài liệu lưu trữ. Những quy định này thể hiện rõ quan điểm nhất quán của Nhà nước trong việc bảo vệ tài liệu lưu trữ – nguồn tài sản thông tin đặc biệt, có giá trị pháp lý, lịch sử và thực tiễn.

Việc tuyên truyền và tổ chức thực hiện nghiêm túc Nghị định 31/2026/NĐ-CP có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; bảo đảm hồ sơ, tài liệu được lập đầy đủ, quản lý chặt chẽ, thu nộp kịp thời vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Qua đó, góp phần bảo vệ an toàn tài liệu, phục vụ kịp thời, hiệu quả yêu cầu quản lý, điều hành của các cấp chính quyền và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của tổ chức, cá nhân.

Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 08 tháng 3 năm 2026.

- Toàn văn Nghị định số 31/2026/NĐ-CP

Đinh Khuyên - LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH NINH BÌNH