Ngày 05 tháng 02 năm 2025, Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình ban hành Kế hoạch số 23/KH-UBND về công tác văn thư, lưu trữ năm 2025. Theo đó, UBND tỉnh đã chỉ đạo:

1. Các cơ quan, đơn vị, địa phương

- Căn cứ vào nội dung chỉ đạo tại Kế hoạch số 23/KH-UBND và tình hình thực tế tại cơ quan, tổ chức, địa phương để xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2025 của cơ quan, đơn vị, địa phương và tổ chức thực hiện;

- Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

- Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị

- Tiếp tục kiện toàn, bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc theo vị trí việc làm và đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ theo quy định;

- Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định;

-  Rà soát và cử công chức, viên chức văn thư, lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu công việc và tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định; chủ động xây dựng kế hoạch, phối hợp với Sở Nội vụ mở các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đội ngũ công chức, viên chức;

- Tổ chức kiểm tra, tự kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 02/2023/TT-BNV ngày 23/3/2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

Phối hợp với Sở Nội vụ tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice đảm bảo các chức năng: Lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan

3. Sở Kế hoạch và Đầu tư

Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị có liên quan nghiên cứu, tham mưu việc bố trí nguồn vốn để triển khai đầu tư xây dựng kho lưu trữ bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh.

4. Sở Nội vụ

- Xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành; rà soát các văn bản không còn phù hợp để tham mưu, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới cho phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước.

- Tổ chức các lớp bồi dưỡng theo Kế hoạch số 450-KH/TU ngày 20/12/2024 của Tỉnh ủy Ninh Bình về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh năm 2025.

- Tổ chức Hội nghị triển khai thi hành Luật Lưu trữ ngày 21/6/2024 trên địa bàn toàn tỉnh; tập huấn chuyên sâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đáp ứng quy định của Luật Lưu trữ hiện hành

- Tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; tổng hợp kết quả, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

5. Về nghiệp vụ công tác văn thư, các cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm

- Tiếp tục thực hiện quản lý văn bản, lập hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice; tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định;

- Xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu năm 2025 gửi về Sở Nội vụ để tổng hợp, theo dõi theo quy định; đối với những cơ quan, đơn vị đã sử dụng Hệ thống Quản lý  văn bản và điều hành VNPT-iOffice trong quản lý văn bản đi, đến, yêu cầu lập danh mục hồ sơ trên Hệ thống để công chức, viên chức lập hồ sơ điện tử.

6. Về hoạt động lưu trữ, quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương: Xây dựng kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để tổ chức giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Tiếp tục thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống theo Chỉ thịsố 35/CTTTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Quyết định số 1525/QĐ-UBND ngày 17/11/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ.  Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật. Bố trí phòng, kho lưu trữ và trang thiết bị đảm bảo đúng quy định để bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn, thuận tiện cho khai thác, sử dụng.

- Các cơ quan, đơn vị thuộc diện sắp xếp, tổ chức bộ máy theo Nghị quyết số 18-NQ/TW ngày 25/10/2017 Hội nghị lần thứ sáu Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII “Một số vấn đề về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả” : Ngoài những nhiệm vụ nêu trên , thực hiện việc quản lý, bàn giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.

- Sở Nội vụ: Báo cáo kết quả thực hiện Đề án chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015-2024 ban hành kèm theo Quyết định số 25/QĐ-UBND ngày 13/01/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh và đề xuất phương án xử lý dứt điểm số lượng tài liệu lưu trữ giấy còn tồn đọng, chưa được thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh. Tiếp tục thực hiện các quyết định, kế hoạch của Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và sưu tầm tài liệu lưu trữ lịch sử; tổ chức sử dụng, bảo quản, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử theo quy định; thực hiện việc tạo lập cơ sở dữ liệu, tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử.

7. Về kinh phí thực hiện

Các cơ quan, đơn vị, địa phương: bố trí kinh phí cho công tác văn thư, nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật, ưu tiên các công việc:  Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Chỉnh lý khối tài liệu lưu trữ. Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

   * Tại Kế hoạch, Ủy ban nhân dân tỉnh đã giao Sở Nội vụ chủ trì hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện các nhiệm vụ được giao; định kỳ tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

   * Năm 2025, căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, Trung tâm Lưu trữ lịch sử triển khai thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm chủ yếu sau:

   - Phối hợp với phòng Cải cách hành chính, tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành: Báo cáo kết quả thực hiện Đề án chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015-2024 ban hành kèm theo Quyết định số 25/QĐ-UBND ngày 13/01/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh và đề xuất phương án xử lý dứt điểm số lượng tài liệu lưu trữ giấy còn tồn đọng, chưa được thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh.

   - Tổ chức thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và sưu tầm tài liệu lưu trữ lịch sử; tổ chức sử dụng, bảo quản, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử theo quy định; thực hiện việc tạo lập cơ sở dữ liệu, tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử./.

LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH NINH BÌNH