Sáng ngày 18/9/2025, tại trụ sở 12 Đào Tấn, Giảng Võ, Hà Nội, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức “Hội nghị giải đáp vướng mắc của địa phương trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ khi vận hành chính quyền địa phương 02 cấp và chuyển giao Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số” đối với các địa phương khu vực miền Bắc.

Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Đặng Thanh Tùng và Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ Nguyễn Thị Chinh chủ trì Hội nghị.

Tham dự Hội nghị có khoảng 150 đại biểu là lãnh đạo, chuyên viên của Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử và Sở Khoa học & Công nghệ,15 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Thành phố Hà Nội, Thành phố Hải Phòng, Quảng Ninh, Lai Châu, Điện Biên, Sơn La, Lạng Sơn, Cao Bằng, Tuyên Quang, Lào Cai, Thái Nguyên, Phú Thọ, Bắc Ninh, Hưng Yên, Ninh Bình.

Phát biểu khai mạc Hội nghị, Cục trưởng Đặng Thanh Tùng nhấn mạnh, ngành Văn thư - Lưu trữ trong giai đoạn chuyển tiếp từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ số đồng thời với nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ sau sắp xếp tổ chức bộ máy và vận hành chính quyền địa phương 02 cấp. Thách thức là rất nhiều, khó khăn là rất lớn, tuy nhiên, đây lại là thời cơ để ngànhvăn thư, lưu trữ chuyển mình. Với trách nhiệm cơ quan tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cam kết sẽ đồng hành cùng các địa phương để thực hiện tốt nhiệm vụ được Đảng và Nhà nước giao, cùng tháo gỡ các vướng mắc, khó khăn về văn thư, lưu trữ trong quá trình vận hành bộ máy chính quyền 2 cấp.

Tại Hội nghị, 13/15 địa phương đã trình bày các vướng mắc, khó khăn trong công tác văn thư, lưu trữ khi vận hành chính quyền địa phương 02 cấp. Lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Phòng Quản lý Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Phòng Kế hoạch - Tài chính, Phòng Tổ chức cán bộ và Hợp tác quốc tế đã trực tiếp giải đáp, vướng mắc, khó khăn mà các địa phương đã nêu ra trong Hội nghị. Nội dung tập trung vào những vấn đề sau:

     1. Việc xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ cấp huyện, xã, Sở ngành sau khi thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp; việc chứng thực và hủy tài liệu; việc sử dụng phần mềm trong quản lý văn thư, lưu trữ và số hóa tài liệu…

     Về nội dung này, Bà Nguyễn Thị Chinh, Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ trao đổi, hướng dẫn và giải đáp như sau:

     + Với khối lượng lớn tài liệu cấp huyện, xã, sở ngành hình thành trước khi thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp cần được xử lý nghiệp vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đang tham mưu với Bộ Nội vụ có Hướng dẫn chỉnh lý kết hợp với số hóa theo hướng tối ưu hóa các bước nghiệp vụ để giải quyết các vấn đề cấp bách, ưu tiên những nội dung cần làm trước, giải quyết trước thì làm ngay. Các nội dung về nghiệp vụ còn chưa phù hợp thì sẽ có phương án sửa đổi để phù hợp với mô hình chính quyền địa phương 2 cấp.

     + Vấn đề chứng thực trong lưu trữ thì sử dụng thuật ngữ “cấp bản sao có xác thực” để không nhầm với thuật ngữ “chứng thực” của ngành Tư pháp.

     + Việc hủy tài liệu hết giá trị đã được quy định cụ thể tại Thông tư 06/2025/TT- BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

     + Hoạt động “bảo hiểm tài liệu lưu trữ” cũng chính là hoạt động “lưu trữ dự phòng” được quy định tại Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

     + Về việc hướng dẫn sử dụng phần mềm trong quản lý văn thư, lưu trữ và số hóa tài liệu: Hiện nay có nhiều phần mềm đang được sử dụng tại các địa phương, vì vậy, trong Hội nghị này, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chuyển giao Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ số và Phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ cho 15 tỉnh, thành tham gia Hội nghị để triển khai cài đặt, vận hành trên hạ tầng công nghệ thông tin của địa phương; các địa phương có thể hiệu chỉnh để phù hợp với điều kiện thực tiễn địa phương mình.

Bà Nguyễn Thị Chinh - Trưởng Phòng Quản lý Nghiệp vụ VTLT, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giải đáp vướng mắc liên quan đến nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

     2. Về tổ chức văn thư, lưu trữ thống nhất trên phạm vi toàn quốc; về đào tạo nhân lực cho công chức, viên chức lưu trữ; về vị trí việc làm của công chức quản lý văn thư lưu trữ và công chức văn thư cấp xã; về chế độ đãi ngộ cho người làm lưu trữ.

     Bà Nguyễn Thị Thu Hoài - Trưởng phòng Phòng Tổ chức cán bộ và Hợp tác quốc tế nêu rõ: các nội dung về tổ chức, nhân sự do địa phương quyết định theo Luật Tổ chức Chính quyền địa phương; về vị trí việc làm tham mưu quản lý nhà nước thuộc Phòng Văn hóa, vị trí nghiệp vụ thuộc Văn phòng Ủy ban Nhân dân xã; về định mức số người làm việc, viên chức có quy định số lượng tối đa và tối thiểu và nội dung đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ là trách nhiệm trực tiếp của địa phương nhưng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cử các báo cáo viên nghiệp vụ để chia sẻ, hỗ trợ về phổ biến, hướng dẫn, giải đáp nghiệp vụ cho các địa phương.

Bà Nguyễn Thị Thu Hoài, Trưởng phòng TCCB và Hợp tác quốc tế, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước  giải đáp vướng mắc liên quan đến tổ chức, nhân sự.

     3. Về triển khai quản lý dịch vụ lưu trữ và cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ và bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

     Bà Mai Thị Thu Hiền, Trưởng Phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị TLLT trả lời các vướng mắc liên quan đến quy trình, thủ tục, thời gian Cấp giấy chứng nhận kinh doanh; về lập bản sao bảo hiểm cũng như thực hiện lưu trữ dự phòng theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

 Bà Mai Thị Thu Hiền, Trưởng Phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị TLLT, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giải đáp vướng mắc của các địa phương trong Hội nghị.

     4. Về kinh phí cho chỉnh lý và số hóa tài liệu đối với số lượng lớn các hồ sơ, tài liệu của cấp huyện, cấp xã hình thành trước khi thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp.

     Bà Trần Thị Thanh Bình - Trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính trả lời những vướng mắc liên quan đến định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ và nội dung kinh phí chỉnh lý và số hóa sẽ căn cứ và do ngân sách địa phương cân đối, đảm bảo.

 Bà Trần Thị Thanh Bình, Trưởng Phòng Kế hoạch - Tài chính, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giải đáp vướng mắc của các địa phương trong Hội nghị.

Cũng trong chương trình Hội nghị, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ thực hiện chuyển giao Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ số, Tập đoàn FPT và Công ty FSI trao tặng phần mềm số hóa tài lưu lưu trữ có chuẩn đầu ra đáp ứng cấu trúc dữ liệu quy định tại Thông tư số 05/2025/TT-BNV cho 15 tỉnh, thành khu vực miền Bắc.

Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chuyển giao giao source code và tài liệu hướng dẫn cài đặt Phần mềm Quản lý tài liệu  lưu trữ số cho 15 địa phương khu vực miền Bắc tham gia Hội nghị.

Phát biểu kết thúc Hội nghị, ông Đặng Thanh Tùng cho rằng, Hội nghị đã phần nào giải quyết được những vướng mắc trong quá trình triển khai chính quyền địa phương 2 cấp trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiếp tục đồng hành, chia sẻ cùng các địa phương trong các giai đoạn tiếp theo./.

Một số hình ảnh các địa phương trao đổi vướng mắc tại Hội nghị:

Toàn cảnh Hội nghị.

Nguồn: https://luutru.gov.vn/