Tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau.

Các tài liệu được hình thành từ các vật hữu cơ. Do vậy, chúng dễ bị tổn hại và tích tụ những yếu tố phá hủy chính bản thân các tài liệu này. Các tài liệu bắt đầu bị tổn hại ngay khi hình thành và quá trình này ngày càng lớn trong điều kiện môi trường bảo quản kém, không bảo đảm về nhiệt độ, độ ẩm, ô nhiễm và bụi, đây cũng là nguyên nhân khiến cho tài liệu bị giòn, mốc, ngả màu, bị côn trùng và sinh vật gây hại tấn công.

Tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình, tính đến thời điểm hiện tại, kho đang bảo quản 05 Phông, 01 Khối tài liệu với số lượng trên 500 mét giá. Trong đó, có khoảng 123.000 tờ tài liệu thuộc Phông Uỷ ban Hành chính tỉnh Ninh Bình và Hội đồng nhân dân tỉnh Ninh Bình đang trong tình trạng vật lý yếu, kém.

 Đây là khối tài liệu có giá trị quan trọng, phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu kịp thời cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân, đồng thời, phát huy được giá trị lịch sử trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Vì vậy, bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu có ý nghĩa to lớn. Trong đó, bồi nền tài liệu là một trong những biện pháp quan trọng để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công là việc gia cố tài liệu có tình trạng vật lý kém (bị mủn, giòn, dễ gẫy nát, dính bết, rách) bằng loại giấy và hồ dán chuyên dụng để tăng độ bền của tài liệu.

Nhằm khắc phục tình trạng khối tài liệu có nguy cơ bị hủy hoại, đồng thời tiếp tục phát huy hiệu quả phục vụ tốt hơn trong công cuộc xây dựng phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh; hàng năm, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình đã xây dựng kế hoạch và phối hợp triển khai thực hiện công tác bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công; kết quả, đến hết năm 2023, đã bồi nền được khoảng 84.000 tờ tài liệu.

Tiếp thu từ những kinh nghiệm và kết quả đạt được từ việc phối hợp thực hiện nghiệp vụ trong những năm qua. Năm 2024, Trung tâm đã chủ động, áp dụng có hiệu quả quy trình theo Quyết định số 246/QĐ-LTNN ngày 17/12/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước và văn bản Hướng dẫn số 923/HD-VTLTNN ngày 24/9/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn lựa chọn tài liệu, quy trình tu bổ, bồi nền, phục chế  tài liệu và Thông tư số 08/2023/TT-BNV ngày 31/5/2023 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực Lưu trữ. Kết quả: Về chất lượng: đảm bảo được yêu cầu toàn vẹn của tài liệu, giữ được nội dung, thông tin của tài liệu; kỹ thuật nền giấy sạch, không bị lốm đốm, không bị cong; được sắp xếp theo đúng trật tự tài liệu gốc trên cơ sở ký hiệu của từng tài liệu trước khi đưa vào kho bảo quản.

Một số bước trong quy trình bồi nền tài liệu giấy tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình được thực hiện như sau:

Viên chức Trung tâm thực hiện pha hồ bồi nền theo hướng dẫn

Quét hồ lên giấy để bồi nền trên bàn tu bổ

Đặt tài liệu trên nền giấy đã quét hồ

          Thu gom tài liệu đã bồi nền

Sắp xếp lại tài liệu và trả về đúng vị trí hồ sơ ban đầu

Tuy nhiên, quá trình thực hiện công tác bồi nền tài liệu, Trung tâm gặp phải một số khó khăn nhất định như: một số văn bản của tài liệu gốc do chất liệu giấy mủn; mực dễ phai mờ, có thể rách, tan trong nước; tài liệu được in trên nền giấy rất mỏng, dễ bị nhầm lẫn mặt trước, mặt sau của tài liệu.

Qua nghiên cứu, nhằm khắc phục một số khó khăn trên, Trung tâm chỉ đạo viên chức, người lao động trong quá trình bồi nền cần lưu ý một số nội dung như: đối với tài liệu có chất mủn, dễ phai mờ, trong quá trình thực hiện bồi nền có thể bỏ qua bước làm ẩm tài liệu; đối với tài liệu có nền giấy mỏng cần quan sát cẩn thận trước khi đặt tài liệu trên nền giấy đã quét hồ để tránh nhầm lẫn mặt trước, sau của tài liệu.

Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, với tinh thần trách nhiệm và sự quyết tâm cao, trong thời gian tới công tác bồi nền tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm sẽ được tập trung đẩy mạnh, hoàn thiện và ngày càng nâng cao chất lượng hơn nữa, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu của độc giả trong và ngoài tỉnh, phục vụ công tác quản lý nhà nước và góp phần giới thiệu về kinh tế, văn hóa – xã hội và lịch sử phát triển của tỉnh nhà./.

LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH NINH BÌNH