Trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28 tháng 02 năm 2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, nhiều cơ quan, tổ chức sẽ phải vận chuyển, sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu. Bài viết xin chia sẻ một số kinh nghiệm để vận chuyển an toàn và sắp xếp khoa học hồ sơ, tài liệu.

       Thứ nhất là khảo sát thực trạng hồ sơ, tài liệu và địa điểm bảo quản hồ sơ, tài liệu

       Đây là một việc làm cần thiết để xây dựng kế hoạch, phương án vận chuyển, sắp xếp hồ sơ, tài liệu. Nội dung khảo sát bao gồm:

       - Vị trí, số lượng phòng, kho đang bảo quản hồ sơ, tài liệu.

       - Ví trí, số lượng phòng, kho sẽ bảo quản hồ sơ, tài liệu.

       - Cách thức sắp xếp hồ sơ, tài liệu trong các phòng, kho.

       - Phương tiện, trang thiết bị hiện có trong các phòng, kho.

       - Số lượng hồ sơ, tài liệu (thống kê theo hộp, thùng, hòm...) cần vận chuyển, sắp xếp. Nếu tài liệu để trong thùng, hòm thì cần thống kê số lượng thùng, hòm hỏng, rách… cần thay mới.

       - Số lượng phương tiện, trang thiết bị trong phòng, kho cần vận chuyển (nếu có).

       - Khoảng cách và đặc điểm của quãng đường vận chuyển hồ sơ, tài liệu.

        Sau khảo sát cần có báo cáo, thống kê chi tiết (có thể kèm theo ảnh chụp hiện trạng hồ sơ, tài liệu và phòng, kho, phương tiện, trang thiết bị bảo quản).

       Thứ hai là lập phương án sắp xếp hồ sơ, tài liệu

       - Xác định vị trí phòng, kho mới bảo quản hồ sơ, tài liệu: nhóm hồ sơ, tài liệu trong từng phòng, kho; vị trí để hồ sơ, tài liệu trong phòng, kho. Việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu cần khoa học, hợp lý và thuận tiện cho quá trình sử dụng hồ sơ, tài liệu.

       - Xây dựng chỉ dẫn vị trí bốc dỡ, vị trí hoặc sơ đồ sắp xếp của từng nhóm hồ sơ, tài liệu.

       Trên cơ sở phương án sắp xếp hồ sơ, tài liệu, có thể lập bảng thống kê, chỉ dẫn như sau:

       Thứ ba là xác định cách thức đóng gói hồ sơ, tài liệu

       - Xác định cách thức đóng gói hồ sơ, tài liệu; cách thức ghi số và ký hiệu của thùng, hòm.

       Đối với hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý, đang bảo quản trong hộp thì thường xếp vào các thùng, hòm. Tuy nhiên, không nên xếp hồ sơ, tài liệu vào các thùng, hòm quá lớn, sẽ gây khó khăn cho quá trình bốc dỡ, vận chuyển.

       Đối với hồ sơ, tài liệu đang để trong thùng, hòm thì nên giữ nguyên. Thùng, hòm hỏng, rách cần được thay mới trước khi vận chuyển.

       - Mỗi thùng, hòm cần dán nhãn và niêm phong. Trên nhãn ghi các thông tin như: số và ký hiệu thùng, hòm; vị trí đang bảo quản; vị trí bảo quản mới. Việc ghi số và kí hiệu để bảo vệ an toàn, thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi quá trình bốc dỡ, vận chuyển hồ sơ, tài liệu (tránh tình trạng hồ sơ, tài liệu bị nhầm lẫn, thất lạc).

       - Hồ sơ, tài liệu sau khi đóng gói phải được lập bảng kê chi tiết đến từng thùng, hộp để quản lý và làm căn cứ bàn giao giữa các khâu bốc dỡ, vận chuyển sau này.

       Thứ tư là lập phương án vận chuyển hồ sơ, tài liệu

       - Xây dựng lịch trình và lộ trình vận chuyển hồ sơ, tài liệu (điểm đi, điểm đến, lộ trình). Khi vận chuyển hồ sơ, tài liệu phải theo đúng lịch trình, lộ trình đã lựa chọn. Khi thay đổi lịch trình, lộ trình cần xin ý kiến của người có thẩm quyền. Đặc biệt, cần bảo mật thông tin về lịch trình, lộ trình vận chuyển hồ sơ, tài liệu.

       - Lựa chọn phương tiện vận chuyển hồ sơ, tài liệu phù hợp với quãng đường. Nếu phương tiện vận chuyển hồ sơ, tài liệu là xe ôtô thì xe phải có thùng sắt kín, có khoá và niêm phong. Trên xe phải có thiết bị phòng cháy chữa cháy.

       - Xây dựng kịch bản, phương án giải quyết nếu xảy ra các sự cố (mưa bão, cháy nổ, ùn tắc giao thông, tai nạn giao thông…) làm ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển hồ sơ, tài liệu.

       - Xây dựng quy trình bốc dỡ và vận chuyển hồ sơ, tài liệu.

       - Xác định nhân lực tham gia quá trình bốc dỡ, vận chuyển hồ sơ, tài liệu. Cần lựa chọn, bố trí nhân lực phù hợp ở các bước như: Xuất nhập hồ sơ, tài liệu; Theo dõi, đôn đốc và giám sát quá trình vận chuyển; Bốc dỡ, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; Áp tải hồ sơ, tài liệu trên xe, khi vận chuyển trên đường; Bảo vệ tài liệu trên xe khi vận chuyển trên đường…

       - Thống kê các phương tiện, trang thiết bị hỗ trợ trong quá trình bốc dỡ, vận chuyển hồ sơ, tài liệu. Ví dụ như: xe nâng, xe đẩy, trang phục bảo hộ lao động; vật tư, văn phòng phẩm (thùng, hòm, bút, dây buộc, bạt (phủ tài liệu), bao nilon (để gói tài liệu nếu trời mưa), chổi lông chải tài liệu (vệ sinh tài liệu) và giấy niêm phong, giấy trắng A4 (để in, dán nhãn thùng, hòm), băng dính, hồ dán, dao, kéo…).

       Nếu chuyển phương tiện, trang thiết bị bảo quản trong phòng, kho (giá sắt, máy điều hòa, máy hút ẩm…) thì cần thống kê và lập phương án bốc dỡ, vận chuyển, sắp xếp riêng, phù hợp với khuyến cáo của nhà sản xuất và điều kiện thực tiễn./.

Nguồn: https://luutru.gov.vn/