Cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XVI và đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2026–2031 là sự kiện chính trị quan trọng của đất nước, thể hiện quyền làm chủ của Nhân dân và góp phần xây dựng bộ máy chính quyền các cấp vững mạnh.

Bên cạnh việc tổ chức bỏ phiếu và kiểm phiếu đúng quy định, công tác niêm phong, quản lý và bảo quản phiếu bầu sau khi kiểm phiếu là khâu nghiệp vụ đặc biệt quan trọng nhằm bảo đảm tính minh bạch của kết quả bầu cử, đồng thời phục vụ công tác kiểm tra, giám sát, lưu trữ và khai thác thông tin khi cần thiết. Nội dung này đã được quy định cụ thể tại Điều 29 của Thông tư 21/2025/TT-BNV ngày 12/10/2025 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn nghiệp vụ công tác tổ chức bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XVI và đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2026-2031.

Bảo đảm quy trình chặt chẽ trong niêm phong phiếu bầu

Theo quy định của Thông tư, sau khi hoàn thành việc kiểm phiếu và lập biên bản kết quả kiểm phiếu, Tổ bầu cử phải thực hiện niêm phong toàn bộ phiếu bầu theo từng loại. Đây là bước quan trọng nhằm xác nhận kết quả kiểm phiếu và bảo đảm tính nguyên vẹn của tài liệu bầu cử.

Cụ thể, phiếu bầu phải được phân loại rõ ràng trước khi niêm phong gồm:

- Phiếu bầu hợp lệ;

- Phiếu bầu không hợp lệ;

- Phiếu bầu không sử dụng đến, phiếu viết hỏng của cử tri.

Việc phân loại phiếu bầu theo từng nhóm không chỉ giúp bảo đảm tính minh bạch trong quá trình kiểm phiếu mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Sau khi phân loại, toàn bộ số phiếu phải được cho vào hòm phiếu và thực hiện niêm phong theo đúng thủ tục.

Hòm phiếu niêm phong phải có chữ ký xác nhận của Tổ trưởng và Thư ký Tổ bầu cử, thể hiện trách nhiệm của những người trực tiếp tổ chức kiểm phiếu. Việc niêm phong phải được thực hiện ngay sau khi kết thúc kiểm phiếu và lập biên bản kết quả kiểm phiếu nhằm tránh mọi nguy cơ tác động làm thay đổi hoặc ảnh hưởng đến kết quả bầu cử.

Quy định này thể hiện yêu cầu nghiêm ngặt của pháp luật trong việc bảo đảm tính khách quan, minh bạch và độ tin cậy của kết quả bầu cử.

Thực hiện bàn giao hòm phiếu đúng quy định

Sau khi hoàn tất việc niêm phong phiếu bầu, Tổ bầu cử có trách nhiệm bàn giao hòm phiếu cho Ủy ban nhân dân cấp xã để quản lý và lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Cơ quan tiếp nhận hòm phiếu là Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi trực tiếp quản lý các Tổ bầu cử trên địa bàn. Việc bàn giao phải được thực hiện chặt chẽ, đầy đủ thủ tục và có biên bản bàn giao, tiếp nhận giữa Tổ bầu cử và cơ quan tiếp nhận.

Biên bản bàn giao là căn cứ quan trọng để xác định trách nhiệm của các bên liên quan, đồng thời bảo đảm tính minh bạch trong quá trình quản lý tài liệu bầu cử.

Trong quá trình tiếp nhận, Ủy ban nhân dân cấp xã phải kiểm tra tình trạng niêm phong của hòm phiếu và tiếp nhận theo đúng quy định, bảo đảm hòm phiếu được lưu giữ nguyên trạng như khi bàn giao.

Quản lý và bảo quản phiếu bầu theo quy định của pháp luật

Sau khi tiếp nhận hòm phiếu, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm quản lý và lưu trữ toàn bộ phiếu bầu của các Tổ bầu cử trên địa bàn.

Việc quản lý hòm phiếu phải tuân thủ các quy định của pháp luật về lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn, bảo mật và nguyên trạng của tài liệu bầu cử.

Theo quy định, trong thời gian quản lý hòm phiếu:

- Không được tự ý mở hòm phiếu đã niêm phong;

- Không được kiểm tra hoặc can thiệp vào các phiếu bầu đã niêm phong;

- Chỉ được mở hòm phiếu khi có ý kiến bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Quy định này nhằm bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu bầu cử và tránh mọi tác động có thể ảnh hưởng đến kết quả bầu cử hoặc gây nghi ngờ về tính minh bạch của quá trình bầu cử.

Thời hạn bảo quản phiếu bầu

Một nội dung quan trọng khác được quy định rõ trong Thông tư là thời hạn bảo quản phiếu bầu sau bầu cử. Theo đó, hòm phiếu và toàn bộ phiếu bầu đã được niêm phong phải được quản lý, lưu giữ ít nhất 05 năm theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Thời hạn bảo quản này nhằm phục vụ các hoạt động kiểm tra, thanh tra hoặc xác minh khi cần thiết liên quan đến kết quả bầu cử, đồng thời đây cũng là nguồn tài liệu quan trọng phục vụ công tác tổng kết, đánh giá và nghiên cứu về hoạt động bầu cử.

Việc bảo quản phiếu bầu đúng quy định không chỉ là yêu cầu về nghiệp vụ mà còn là trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc bảo đảm tính minh bạch của hoạt động bầu cử.

Đẩy mạnh số hóa hồ sơ, tài liệu bầu cử

Cùng với việc bảo quản tài liệu giấy, Thông tư cũng đặt ra yêu cầu về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, tài liệu bầu cử. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo việc số hóa hồ sơ, tài liệu bầu cử sau khi tiếp nhận nhằm phục vụ công tác tra cứu, khai thác và sử dụng về sau. Việc số hóa tài liệu bầu cử cần bảo đảm các nguyên tắc:

- Bảo đảm an toàn thông tin;

- Bảo mật dữ liệu theo quy định.

Đây là giải pháp quan trọng nhằm hiện đại hóa công tác quản lý tài liệu bầu cử, đồng thời nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu trong hoạt động quản lý nhà nước và nghiên cứu lịch sử.

Để bảo đảm việc niêm phong và quản lý phiếu bầu sau kiểm phiếu được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định, các cơ quan, đơn vị và địa phương cần tiếp tục quán triệt và triển khai đầy đủ các nội dung của Thông tư 21/2025/TT-BNV.

Các Tổ bầu cử cần thực hiện đúng quy trình phân loại, niêm phong và bàn giao phiếu bầu sau kiểm phiếu; đồng thời lập đầy đủ biên bản và hồ sơ liên quan theo quy định. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý và bảo quản hòm phiếu, bảo đảm an toàn, nguyên trạng trong suốt thời gian lưu giữ.

Ủy ban nhân dân tỉnh cần tăng cường kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về quản lý phiếu bầu, đồng thời chỉ đạo đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa hồ sơ bầu cử nhằm phục vụ công tác quản lý và khai thác thông tin trong thời gian tới.

Việc thực hiện nghiêm túc các quy định về niêm phong và quản lý phiếu bầu sau kiểm phiếu không chỉ góp phần bảo đảm tính minh bạch, khách quan của kết quả bầu cử, mà còn tạo cơ sở quan trọng cho công tác quản lý, lưu trữ và khai thác tài liệu bầu cử trong tương lai./.

* Tải file Thông tư số 21/2025/TT-BNV

Đinh Khuyên - LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH NINH BÌNH