1. Khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011 quy định:

“Tài liệu lưu trữ” là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

2. Khoản 4, 7, 8, 9, 10, 11 và 12 Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định:

- “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

- “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.

- “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

- “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

- “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

- “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

- “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

3. Ký số

a) Chữ ký số của người có thẩm quyền và của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Bản gốc văn bản điện tử do người có thẩm quyền ký văn bản ký số trước và chuyển cho Văn thư thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức.

- Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

- Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

Ví dụ:

  

 

b) Văn bản ban hành kèm theo văn bản chính (Quy chế, Quy định, ... ban hành kèm theo Quyết định):

- Bỏ quyền hạn, chức vụ người ký và dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức tại vị trí cuối cùng của văn bản kèm theo.

- Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản “Kèm theo Quyết định số …/QĐ-… ngày ... tháng ... năm ... của …” được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

c) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính

- Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo;

- Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo ở góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

Thông tin ký số của cơ quan, tổ chức gồm: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Ví dụ 1:

 

Ví dụ 2:

 

 

 

4. Bản sao sang định dạng điện tử

a) Các hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

b) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử:

- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản;

- Thông tin ký số của cơ quan, tổ chức gồm: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Ví dụ: 

 

c) Thẩm quyền sao văn bản: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

5. Lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

a) Lập Danh mục hồ sơ: Điều 28 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

b) Lập hồ sơ: Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Công văn số 370/VTLTNN-NV ngày 10 tháng 5 năm 2022.

c) Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

* Hướng dẫn chi tiết tại Phụ lục I Công văn số 979/STTTT-CNBCVT ngày 22 tháng 8 năm 2022.

TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ NINH BÌNH