Giá trị pháp lý của tài liệu điện tử cần được nghiên cứu, trao đổi và hiểu đúng.

   Hiện nay, trong quá trình hội nhập toàn cầu, việc thực hiện các giao dịch thông qua các phương tiện điện tử đã dần trở thành một xu hướng phổ biến, bởi tính nhanh gọn, hiệu quả của hình thức này. Tuy nhiên, tính pháp lý của hình thức giao dịch này, nói cách khác là giá trị pháp lý của tài liệu điện tử cũng cần được nghiên cứu, trao đổi và hiểu đúng.

       Khoản 1 Điều 13 Luật Lưu trữ quy định: “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác”. Theo quy định trên thì tài liệu lưu trữ điện tử được hình thành từ hai nguồn: nguồn thứ nhất hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân sau khi được lựa chọn để lưu trữ; nguồn thứ hai hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ. Từ quy định này, chúng ta có thể hiểu tài liệu điện tử được hình thành từ hai nguồn: nguồn thứ nhất hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân; nguồn thứ hai hình thành từ việc số hóa tài liệu trên các vật mang tin khác.

        Đối với tài liệu điện tử hình thành từ nguồn thứ nhất, nếu bảo đảm các yêu cầu của Luật Giao dịch điện tử thì có giá trị như bản gốc. Cụ thể như sau:  Điều 13 Luật Giao dịch điện tử quy định: “Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc. Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đáp ứng được các điều kiện sau đây:

       1. Nội dung của thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.

       Nội dung của thông điệp dữ liệu được xem là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu;

       2. Nội dung của thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết”.

       Bài viết này nhằm trao đổi vấn đề giá trị pháp lý của tài liệu điện tử hình thành từ nguồn thứ hai, tức là hình thành từ việc số hóa tài liệu trên các vật mang tin khác. Qua nghiên cứu quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, chúng tôi đưa ra một số kết luật như sau:

       1. Khoản1, Khoản 2 Điều 8 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định: “Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này; Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này”.

       2. Điều 26 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định: “Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo quy định của Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính”.

       Như vậy, tài liệu số hóa được thực hiện không theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bao gồm thể thức, kỹ thuật trình bày, trong đó có việc sử dụng chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện sao là bản sao chỉ có giá trị thông tin, tham khảo, chưa có giá trị pháp lý.

       3. Khoản 3 Điều 13 Luật lưu trữ năm 2011 quy định: “Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa”; Khoản 1 Điều 5 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ quy định: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa”.

       Như vậy, tài liệu số hóa không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.

       Giá trị thay thế ở đây được hiểu là giá trị lưu trữ. Vì khi nghiên cứu tài liệu lưu trữ ngoài việc nghiên cứu nội dung của tài liệu lưu trữ, người ta còn nghiên cứu cả vật mang tin, cách thức tạo ra tài liệu lưu trữ đó. Đối với giao dịch điện tử, nếu tài liệu số hóa bảo đảm các yêu cầu của Luật giao dịch điện tử thì có thể thay thế được tài liệu đã được số hóa (theo giải thích tại Mục 2 nói trên).

       Trong các giao dịch truyền thống, người ta sử dụng giấy tờ, công văn cùng với chữ ký và con dấu. Việc giao dịch, trao đổi thông tin trên môi trường mạng cũng cần có một cơ chế tương tự và chữ ký số được sử dụng để phục vụ cho môi trường này. Khác với chữ ký thường có thể phải mất khá nhiều thời gian để giám định khi cần thiết, tuy nhiên chữ ký số có thể được giám định, xác nhận nhanh với các công cụ điện tử. Vì thế, chứng thực số là một dịch vụ trên mạng tương tự như việc công chứng trên giấy tờ, văn bản thông thường. Cụ thể, chữ ký số là một giải pháp công nghệ đảm bảo tính duy nhất cho một người khi giao dịch thông tin trên mạng, đảm bảo các thông tin cung cấp là của người đó.

       Chữ ký số do người sử dụng tạo ra sau khi được nhà cung cấp dịch vụ cung cấp chứng thư số. Chứng thực số được sử dụng để các đối tác của người sử dụng biết và xác định được chữ ký, chứng thư của mình là đúng.

       Ngoài ra, chữ ký số còn giải quyết vấn đề toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp cho người dân, doanh nghiệp và cơ quan, tổ chức bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn của tài liệu trong các giao dịch điện tử của mình trong môi trường mạng.

       Trên đây là ý kiến cá nhân của tác giả, rất mong nhận được thông tin và bài viết trao đổi về vấn đề này của độc giả./.

       Tài liệu tham khảo

       1. Luật Lưu trữ năm 2011.

       2. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

       3. Luật Giao dịch điện tử năm 2005.

       4. Luật Công nghệ thông tin năm 2006.

       5. Tính xác thực và giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ điện tử. TS Steve Night - Giám đốc Chương trình nghiên cứu và tư vấn bảo quản, Thư viện  Quốc gia New Zealand/ Kỷ yếu Hội nghị khoa học "Tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử" do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức, tháng 9/2014.

Nguồn:https://luutru.gov.vn/