Tài liệu lưu trữ điện tử có những đặc điểm khác biệt với tài liệu lưu trữ giấy về định dạng và cách thức tạo lập, chuyển giao, khai thác, sử dụng và lưu trữ. Chính vì vậy, việc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử nói riêng và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nói chung cần có những quy định pháp lý và hướng dẫn nghiệp vụ phù hợp.

       Trong những năm gần đây, sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin đã tác động đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có lĩnh vực quản lý tài liệu lưu trữ. Sự xuất hiện của tài liệu lưu trữ điện tử trên nền tảng công nghệ thông tin, phục vụ các giao dịch thông qua môi trường mạng đã dẫn đến sự đan xen trong hệ thống quy định pháp lý đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Nói cách khác, việc lưu trữ tài liệu điện tử chịu sự điều chỉnh của hệ thống quy định pháp luật về công nghệ thông tin, giao dịch điện tử và văn thư lưu trữ, cụ thể như sau:

       1. Luật Giao dịch điện tử

       Điều 15 Luật Giao dịch điện tử quy định về việc lưu trữ thông điệp dữ liệu như sau:

       “1. Trường hợp pháp luật yêu cầu chứng từ, hồ sơ hoặc thông tin phải được lưu trữ thì chứng từ, hồ sơ hoặc thông tin đó có thể được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng các điều kiện sau đây:

       a) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;

       b) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó được lưu trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận và trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung dữ liệu đó;

       c) Thông điệp dữ liệu đó được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi và nhận thông điệp dữ liệu”.

       2. Luật Công nghệ thông tin và các văn bản hướng dẫn thi hành

       Điều 17 Luật Công nghệ thông tin quy định việc lưu trữ tạm thời thông tin số:

       “1. Tổ chức, cá nhân có quyền lưu trữ tạm thời thời thông tin số của tổ chức, cá nhân khác.

       2. Tổ chức, cá nhân lưu trữ tạm thời thông tin số của tổ chức, cá nhân khác không phải chịu trách nhiệm về nội dung thông tin đó, trừ trường hợp thực hiện một số hành vi sau đây:

       a) Sửa đổi nội dung thông tin;

       b) Không tuân thủ quy định về truy nhập hoặc cập nhật nội dung thông tin;

       c) Thu thập dữ liệu bất hợp pháp thông qua việc lưu trữ thông tin tạm thời;

       d) Tiết lộ bí mật thông tin”.

       Điều 18 Luật Công nghệ thông tin quy định về việc cho thuê chỗ lưu trữ thông tin số như sau:

       “1. Cho thuê chỗ lưu trữ thông tin số là dịch vụ cho thuê dung lượng thiết bị lưu trữ để lưu trữ thông tin trên môi trường mạng.

       2. Nội dung thông tin số lưu trữ không được vi phạm quy định tại Khoản 2 Điều 12 của Luật này.

       3. Tổ chức, cá nhân cho thuê chỗ lưu trữ thông tin số có trách nhiệm sau đây:

       a) Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thầm quyền về việc xác định danh sách chủ sở hữu cho thuê chỗ lưu trữ thông tin số để thiết lập trang thông tin điện tử và danh sách chủ sở hữu thông tin số được lưu trữ bởi tổ chức, cá nhân đó;

       b) Tiến hành kịp thời các biện pháp cần thiết để ngăn chặn việc truy nhập thông tin số hoặc loại bỏ thông tin số trái pháp luật theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

       c) Ngừng cho tổ chức, cá nhân khác thuê chỗ lưu trữ thông tin số trong trường hợp tự mình phát hiện hoặc được cơ quan nhà nước có thẩm quyền thông báo cho biết thông tin đang được lưu trữ là trái pháp luật;

       d) Bảo đảm bí mật thông tin của tổ chức, cá nhân thuê chỗ lưu trữ thông tin”.

       Điều 6 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước quy định về số hóa thông tin và lưu trữ dữ liệu như sau:

       “1. Thông tin do các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là UBND tỉnh) tạo ra đều phải ở dạng số và lưu trữ theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định để bảo đảm an toàn, dễ dàng quản lý, truy nhập, tìm kiếm thông tin.

       2. Thông tin số phải được định kỳ sao chép và lưu trữ theo quy định do cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại Điều 49 Nghị định này ban hành.

       3. Cơ quan nhà nước có kế hoạch số hóa những nguồn thông tin chưa ở dạng số theo thứ tự ưu tiên về thời gian và tầm quan trọng.

       4. Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND cấp tỉnh quy định trách nhiệm số hóa thông tin và lưu trữ dữ liệu của các đơn vị, tổ chức trực thuộc tùy theo tình hình thực tế của ngành hoặc địa phương mình”.

       Điều 38 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP quy định việc tiếp nhận văn bản điện tử và lập hồ sơ lưu trữ:

       “1. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước phải được sao lưu trữ hệ thống lưu trữ điện tử.

       2. Việc sao lưu hoặc các biện pháp tiếp nhận khác phải chỉ ra được thời gian gửi và phải kiểm tra được tính toàn vẹn của văn bản điện tử.

       3. Văn bản điện tử của cơ quan nhà nước phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách bảo quản tính xác thực, an toàn và khả năng truy nhập văn bản điện tử đó”.

        Điều 49 Nghị định này cũng nêu rõ trách nhiệm của Bộ Nội vụ là “Xây dựng, ban hành quy định về lưu trữ thông tin số của các cơ quan nhà nước”.

       Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT ngày 20/9/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước. Điều 4 Thông tư quy định các yếu tố dữ liệu đặc tả được sử dụng theo chuẩn Dublin Core như sau:

       “1. Các yếu tố bắt buộc sử dụng bao gồm: tiêu đề, người tạo, thời gian, mô tả, cơ quan ban hành và yếu tố định danh.

       2. Các yếu tố khuyến nghị sử dụng (nên được sử dụng): ngôn ngữ, nguồn, người cộng tác và chủ đề.

       3. Các yếu tố tùy chọn (tùy chọn sử dụng để có thêm thông tin): phạm vi, dạng, định dạng, quan hệ và các quyền”.

       Điều 8 của Thông tư quy định hình thức lưu trữ dữ liệu đặc tả:

       “1. Lưu trữ trực tiếp trong mã nguồn của mỗi trang thông tin trong hệ thống cổng thông tin điện tử của cơ quan chủ quản.

       2. Sử dụng kho lưu trữ dữ liệu đặc tả hoặc hệ quản trị cơ sở dữ liệu để lưu trữ dữ liệu đặc tả theo phương pháp tạo lập quy định tại điểm b và c khoản 2 Điều 7 Thông tư này”.

       3. Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành luật

       Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử như sau:

       “2. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt;

       3. Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ điện tử trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa;

       4. Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử”.

        Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, bảo quản an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử, cụ thể là:

       Điều 6 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào:

       “1. Dữ liệu thông tin đầu vào phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ.

       2. Bộ Nội vụ hướng dẫn tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử”.

       Điều 8 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử:

       “1. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.

       2. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

       3. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.

       4. Bộ Nội vụ quy định chi tiết các yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử”.

       Điều 10 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử:

       “1. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm định kỳ kiểm tra và bảo đảm an toàn hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

       2. Cơ quan, tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử”.

       Thực hiện nhiệm vụ được giao tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Thông tư đã làm rõ các nội dung cơ bản sau:

       - Các khái niệm: cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, phương tiện lưu trữ, chuyển đổi phương tiện lưu trữ, sao lưu, phương thức sao lưu, tài liệu lưu trữ điện tử hóa (Điều 3).

       - Nguyên tắc thiết kế cấu trúc dữ liệu thông tin đầu vào (Điều 4).

       - Yêu cầu biên mục nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (Điều 5).

       - Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ (Điều 6).

       - Các nguyên tắc, yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử (Điều 8 - 12).

       Thông tư số 02/2019/TT-BNV cũng quy định chi tiết, cụ thể các trường thông tin và cách thức biên mục dữ liệu đặc tả của phông, sưu tập, hồ sơ, tài liệu trong hồ sơ đối với tài liệu lưu trữ.

       Tóm lại, tài liệu lưu trữ điện tử là sản phẩm và bằng chứng về quá trình hoạt động của Chính phủ điện tử. Tài liệu lưu trữ điện tử có những đặc điểm khác biệt với tài liệu lưu trữ giấy về định dạng và cách thức tạo lập, chuyển giao, khai thác, sử dụng và lưu trữ. Chính vì vậy, việc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử nói riêng và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nói chung cần có những quy định pháp lý và hướng dẫn nghiệp vụ phù hợp. Các mối quan hệ xung quanh tài liệu lưu trữ điện tử ngày càng nhiều và mức độ phức tạp càng cao, một số quy định pháp lý cần được chỉnh sửa, cập nhật để phù hợp với tình hình mới. Đó chính là một trong những lý do quan trọng dẫn đến nhiệm vụ sửa đổi Luật Giao dịch điện tử và Luật Lưu trữ tại Việt Nam trong giai đoạn hiện nay.

Nguồn: https://luutru.gov.vn/