Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ là nội dung quan trọng, là căn cứ để các cơ quan, tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ trong phạm vi thẩm quyền được giao.

Luật Lưu trữ năm 2011 gồm 7 Chương và 42 Điều chủ yếu quy định mang tính nguyên tắc, có một số quy định cụ thể về các hoạt động lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ. Theo khoản 7 Điều 2 “Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam”. Tuy nhiên trong Luật chưa có điều, khoản phân định rõ thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước; giữa các cơ quan Nhà nước ở trung ương, địa phương… Vấn đề thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ được quy định lồng ghép trong một số điều, khoản, điểm của Luật, cụ thể:

Thẩm quyền quản lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước được quy định ở phần giải thích từ ngữ (Điều 2) và một số điều, khoản về hoạt động lưu trữ (Điều 19, Điều 20, Điều 34 và Điều 38). Tuy nhiên, do Luật Lưu trữ năm 2011 chưa quy định cụ thể nên các văn bản dưới Luật của cơ quan quản lý lưu trữ của Đảng và Nhà nước chưa thống nhất trong quản lý tài liệu lưu trữ của các đảng bộ, chi bộ cơ sở trong các các cơ quan nhà nước, dẫn tới tình trạng chồng chéo trong việc thu thập tài liệu giữa Lưu trữ lịch sử của Đảng và Lưu trữ lịch sử của Nhà nước.

Quản lý tài liệu của các ngành quốc phòng, công an và ngoại giao

Điều 21 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành quốc phòng, công an, ngoại giao và của ngành khác, được cụ thể hóa tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP: “Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày”.

Tuy nhiên, quy định này không khả thi trong thực tiễn. Việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao còn khó khăn với lý do tài liệu chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức.

Thẩm quyền quản lý tập trung, thống nhất cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

Trách nhiệm quản lý về lưu trữ được quy định tại Điều 38 Luật Lưu trữ năm 2011: Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; Ủy ban nhân dân các cấp được giao trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương mà chưa quy định rõ về quản lý tài liệu lưu trữ. Luật Lưu trữ năm 2011 chưa quy định về thẩm quyền quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Hiện nay, Lưu trữ lịch sử các cấp xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ riêng, không có sự kết nối và chia sẻ. Điều này gây khó khăn không nhỏ cho việc tiếp cận tài liệu lưu trữ toàn diện của công chúng. Để Nhà nước quản lý tập trung, thống nhất cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam và công chúng được tiếp cận tài liệu đầy đủ, thuận lợi hơn thì việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử chung của Nhà nước là rất cần thiết. Bởi vậy, Luật Lưu trữ (sửa đổi) cần bổ sung quy định Bộ Nội vụ là cơ quan có thẩm quyền quản lý tập trung, thống nhất cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục cơ sở dữ liệu quốc gia cần ưu tiên triển khai tạo nền tảng phát triển Chính phủ điện tử.

Quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn

Đối với cấp xã, theo quy định tại Điều 14 của Luật Lưu trữ năm 2011 “Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn”. Tuy nhiên văn bản hướng dẫn cụ thể chưa có, trong khi tài liệu lưu trữ hình thành tại cấp xã bao gồm tài liệu có giá trị hiện hành và tài liệu có giá trị lịch sử. Nhiều tài liệu lưu trữ tại cấp xã có giá trị thực tiễn rất cao, phục vụ hữu ích cho công tác quản lý của chính quyền địa phương và nhu cầu của công dân, ví dụ như khối tài liệu đất đai, tài liệu hộ tịch (khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn...). Điều này dẫn đến tình trạng tài liệu lưu trữ ở cấp xã chưa được quản lý chặt chẽ theo đúng quy định của Nhà nước; nhiều tài liệu có giá trị đã bị mất mát, thất lạc gây khó khăn cho quá trình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ cấp xã, Luật Lưu trữ (sửa đổi) cần có quy định về vấn đề này.

Qua đó, có thể thấy việc quy định rõ thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ là nội dung quan trọng, là căn cứ để các cơ quan, tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ trong phạm vi thẩm quyền được giao. Luật Lưu trữ (sửa đổi) cần tập trung quy định và làm rõ một số nội dung sau:

Quy định tài liệu lưu trữ của các đảng bộ, chi bộ cơ sở hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

Quy định các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ của ngành và phải chịu sự thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn, chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp.

Quy định Bộ Nội vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

Bổ sung quy định về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ cấp xã, gồm: tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng; tổ chức chính trị - xã hội cấp xã được lựa chọn và quản lý tập trung tại văn phòng đảng ủy cấp xã; tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tập trung tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

Việc quy định về thẩm quyền quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam góp phần quản lý thống nhất, hiệu quả tài liệu lưu trữ./.

       Đỗ Văn Thuận (Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

Nguồn: https://luutru.gov.vn/