Để sát với yêu cầu quản lý trong thực tiễn, đòi hỏi phải hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ đặc biệt là sửa đổi Luật Lưu trữ đối với nội dung quản lý tài liệu lưu trữ tư.

Tài liệu lưu trữ tư có thành phần đa dạng, phong phú, phản ánh đời sống, công việc, các mối quan hệ của mỗi cá nhân, gia đình, sự hình thành, phát triển và truyền thống của mỗi dòng họ.

Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ tư còn chứa đựng nhiều giá trị như: quản lý xã hội, giáo dục truyền thống, lưu giữ và bảo tồn các giá trị đạo đức gia đình, đạo đức xã hội qua các thời kỳ phát triển... Hiện nay, tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ được bảo quản ở nhiều nơi như: các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, bảo tàng, nhà lưu niệm do tư nhân thành lập, tại các gia đình, dòng họ.

Mặc dù pháp luật hiện hành đã có một số quy định về quản lý tài liệu lưu trữ tư nhân, tuy nhiên các quy định đó chưa đủ, hoặc chưa sát với yêu cầu quản lý trong thực tiễn hiện nay, đòi hỏi phải hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ đặc biệt là sửa đổi Luật Lưu trữ đối với nội dung này.

1. Quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ hiện nay

a) Những quy định hiện hành về tài liệu lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ

Trong thời gian qua, Nhà nước đã ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ trong đó có quy định liên quan đến tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ như Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. Những văn bản này đã tạo hành lang pháp lý quan trọng trong việc quản lý, lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.

- Nhà nước thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ của cá nhân (Điều 4 Luật Lưu trữ năm 2011).

- Các loại tài liệu lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và quy định về thành phần tài liệu của cá nhân, gia đình dòng họ (khoản 1, 2 Điều 5 Luật Lưu trữ năm 2011).

- Quyền của cá nhân, gia đình dòng họ trong việc quản lý tài liệu (khoản 3 Điều 5 Luật Lưu trữ năm 2011).

- Nghĩa vụ của cá nhân, gia đình, dòng họ trong việc quản lý tài liệu lưu trữ (khoản 4 Điều 5 Luật Lưu trữ năm 2011).

- Các trường hợp tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử không được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời (Điều 16 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP).

- Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu liên quan đến cá nhân (Điều 17 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP).

b) Những nội dung chưa được quy định về Lưu trữ tư

- Giải thích từ ngữ về Lưu trữ tư:

- Về quản lý các loại tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các tổ chức khác mang tính chất tư nhân như: các doanh nghiệp mà Nhà nước nắm giữ dưới 100% vốn điều lệ, doanh nghiệp tư nhân, tổ chức xã hội do tư nhân thành lập và quản lý.

- Chế độ trưng dụng của Nhà nước đối với tài liệu lưu trữ tư trong các trường hợp cần thiết.

- Về thủ tục ký gửi, hiến tặng, mua bán tài liệu.

- Về trách nhiệm của cá nhân trong việc công bố tài liệu lưu trữ có liên quan đến an ninh quốc gia, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức.

- Về việc mang tài liệu của chủ sở hữu tài liệu ra nước ngoài.

2. Một số vấn đề đặt ra trong việc quản lý tài liệu lưu trữ tư

Quản lý tài liệu lưu trữ tư là vấn đề quan trọng vì nó liên quan đến quyền sở hữu tài liệu và bảo vệ thông tin cá nhân, an ninh quốc gia. Tại Việt Nam, mô hình, cách thức tổ chức lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ đang tồn tại nhưng chưa thực sự hiệu quả. Tham khảo Luật Lưu trữ các nước cho thấy các nước đã quy định khá đầy đủ về việc quản lý tài liệu lưu trữ tư như: phạm vi tài liệu lưu trữ tư; quyền sở hữu tài liệu lưu trữ tư, quyền định đoạt tài liệu lưu trữ tư trong mua bán, tặng cho, ký gửi bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; chính sách bảo hộ của nhà nước đối với tài liệu lưu trữ tư và chế độ vinh danh, khen thưởng đối với chủ nhân tài liệu lưu trữ trong việc biếu tặng tài liệu cho lưu trữ nhà nước. Tuy nhiên, trong Luật Lưu trữ của Việt Nam chưa có quy định cụ thể về việc tổ chức lưu trữ tư.

Vì vậy, qua đánh giá tổng kết tình hình thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011, trên cơ sở quy định của pháp luật hiện hành, tham khảo Luật Lưu trữ các nước và để bảo đảm vai trò của Nhà nước trong quản lý tài liệu lưu trữ tư, Luật Lưu trữ (sửa đổi) cần bổ sung, sửa đổi các quy định như:

- Giải thích từ ngữ lưu trữ tư: lưu trữ tư bao gồm tài liệu lưu trữ và hoạt động lưu trữ của các cá nhân, gia đình, dòng họ, doanh nghiệp, tổ chức xã hội do tư nhân thành lập và quản lý. Quy định phạm vi tài liệu lưu trữ tư so với tài liệu lưu trữ công.

- Nguyên tắc quản lý lưu trữ tư và tài liệu lưu trữ tư theo hướng tự chủ quản lý tại tổ chức, cá nhân là chủ sở hữu tài liệu, quyền thành lập lưu trữ tư.

- Quy định cụ thể về việc chủ sở hữu tài liệu có thể ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử hoặc Lưu trữ lịch sử cho thuê dịch vụ bảo quản theo yêu cầu của chủ sở hữu.

- Quy định về nghĩa vụ áp dụng các biện pháp bảo quản của cơ quan lưu trữ có thẩm quyền đối với tài liệu lưu trữ tư cần bảo mật trong điều kiện bảo quản kém hoặc vì những nguyên nhân khác mà tài liệu lưu trữ có thể bị hủy hoại nghiêm trọng hoặc mất an toàn; quy định về việc Nhà nước có thể trưng dụng, 

trưng mua tài liệu lưu trữ tư trong các trường hợp cần thiết. Quy định các trường hợp có thể trưng dụng tài liệu (như Nhà nước trưng mua hoặc trưng dụng có bồi thường cho các tổ chức tư nhân theo giá thị trường vì lý do quốc phòng, an ninh hoặc vì lợi ích quốc gia, tình trạng khẩn cấp). Việc trưng mua, trưng dụng bảo đảm hài hòa lợi ích giữa Nhà nước, các tổ chức và cá nhân trong quản lý, kinh doanh, chia sẻ dữ liệu, tài liệu lưu trữ phù hợp với Hiến pháp, Luật Trưng mua, trưng dụng. Bổ sung tài liệu lưu trữ vào tài sản thuộc đối tượng trưng mua của Luật Trưng mua, trưng dụng. Quy định mang tài liệu lưu trữ tư ra nước ngoài.

- Quy định quyền lợi và trách nhiệm của chủ sở hữu trong việc công bố tài liệu.

- Quy định về việc tiếp cận tài liệu lưu trữ tư.

- Quy định về việc mang tài liệu lưu trữ tư ra nước ngoài.

- Đối với lưu trữ tập trung tại các cơ sở lưu trữ tư cần quy định phạm vi hoạt động, quyền hạn, trách nhiệm của các tổ chức lưu trữ tư, cơ chế ràng buộc trách nhiệm đối với loại hình này. Bổ sung quy định về điều kiện thành lập lưu trữ tư: cơ sở vật chất, nhân lực, kinh phí khi thành lập và kinh phí để duy trì hoạt động lâu dài của lưu trữ tư; thẩm quyền quản lý tài liệu khi các cơ sở này giải thể, phá sản.

- Quy định thu phí ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

Chính vì vậy, để sát với yêu cầu quản lý trong thực tiễn, đòi hỏi phải hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ đặc biệt là sửa đổi Luật Lưu trữ đối với nội dung quản lý tài liệu lưu trữ tư./.

Trần Trung Kiên (Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

Nguồn: https://luutru.gov.vn/