Trong tiến trình cải cách hành chính và chuyển đổi số quốc gia, công tác văn thư – lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính liên tục, chính xác, pháp lý và giá trị lịch sử của thông tin hành chính nhà nước.

Video bài viết (Đinh Khuyên - TTLTLS tỉnh Ninh Bình)

Đặc biệt, việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh – nơi lưu giữ các giá trị bền vững của quốc gia và của địa phương – đã được quy định chặt chẽ, đồng bộ và hiện đại hóa theo Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, Thông tư 05/2025/TT-BNV, và Thông tư 06/2025/TT-BNV.

1. Thời hạn Thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh

Theo Điều 17 của Luật Lưu trữ 2024 quy định thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử tối đa là 05 năm, tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành (trừ trường hợp hồ sơ có tài liệu đóng dấu chỉ độ mật hoặc tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật chỉ được nộp vào lưu trữ lịch sử sau khi tài liệu được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước). Trường hợp luật khác có quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 30 năm, kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành.

2. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa phương (cấp tỉnh)

Căn cứ Điều 1 Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 và Khoản 2, Điều 18 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 xác định cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa phương như sau:

- Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.

Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân cấp tỉnh làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;

- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;

- Cơ quan chuyên môn khác thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, khu vực; tổ chức trực thuộc cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước; đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp tỉnh, khu vực; doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập;

- Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã.

Ủy ban nhân dân cấp xã làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;

- Hội quần chúng ở địa phương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.

Lưu ý: Ngoài các cơ quan, tổ chức trên thì trường hợp cần thiết do Thủ tướng Chính phủ quyết định; Trường hợp các cơ quan tổ chức trên có thay đổi về tên gọi thì vẫn có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định.

3. Quy trình thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

3.1. Đăng ký nộp hồ sơ tài liệu

- Cơ quan, tổ chức đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu với lưu trữ lịch sử có thẩm quyền. Nội dung đăng ký gồm các thông tin: tên phông lưu trữ hoặc công trình; thời gian của tài liệu; số lượng hồ sơ, tài liệu hoặc đơn vị bảo quản; cách thức nộp; dự kiến thời gian nộp và kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu.

- Lưu trữ lịch sử thống nhất với cơ quan, tổ chức về việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

-. Việc đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu số thực hiện theo quy định tại các khoản 1, 2 Điều này và Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

- Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu giấy tại Phụ lục I- Thông tư 06/2025/TT-BNV

3.2. Đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu

- Cơ quan, tổ chức gửi văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu và Mục lục hồ sơ, tài liệu đến lưu trữ lịch sử có thẩm quyền.

- Lưu trữ lịch sử tiếp nhận đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức.

3.3. Lưu trữ lịch sử kiểm tra Mục lục hồ sơ, tài liệu; kiểm tra hồ sơ, tài liệu

- Lưu trữ lịch sử kiểm tra Mục lục hồ sơ, tài liệu; kiểm tra trực tiếp hồ sơ, tài liệu

+ Trường hợp Mục lục hồ sơ, tài liệu và hồ sơ, tài liệu đạt yêu cầu, cơ quan, tổ chức thực hiện nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.

+ Trường hợp Mục lục hồ sơ, tài liệu hoặc hồ sơ, tài liệu không đạt yêu cầu, cơ quan, tổ chức chỉnh sửa, hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu và hồ sơ, tài liệu theo ý kiến của lưu trữ lịch sử.

- Lưu trữ lịch sử có ý kiến bằng văn bản chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày tiếp nhận đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức.

3.4. Thu nộp hồ sơ, tài liệu

- Cơ quan, tổ chức vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến lưu trữ lịch sử; nộp hồ sơ, tài liệu kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu (bản giấy và bản điện tử).

Hộp bảo quản hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử theo tiêu chuẩn quốc gia.

- Lưu trữ lịch sử kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, tài liệu giao nộp với Mục lục hồ sơ, tài liệu; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; lập Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu.

Nội dung Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu gồm các thông tin: tên phông lưu trữ hoặc công trình; thời gian của tài liệu; số lượng hồ sơ, tài liệu hoặc đơn vị bảo quản; số lượng Mục lục hồ sơ, tài liệu và công cụ tra cứu khác kèm theo (nếu có); thời gian thu nộp; người thu; người nộp. Biên bản có đầy đủ họ tên, chữ ký của người thu, người nộp; họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của lưu trữ lịch sử và cơ quan nộp hồ sơ, tài liệu.

-  Lưu trữ lịch sử chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản; vận chuyển hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ.

- Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số thực hiện theo Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số. Các cơ quan có thể nộp tài liệu qua hai hình thức:

+ Thu nộp trực tiếp

Thu nộp trực tiếp thực hiện trong trường hợp cơ quan, tổ chức nộp sử dụng Hệ thống khác với Hệ thống của cơ quan, tổ chức thu và chưa kết nối hoặc đã kết nối nhưng chưa có giải pháp bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai Hệ thống.

+ Thu nộp trực tuyến

Thu nộp trực tuyến thực hiện trong trường hợp cơ quan, tổ chức nộp và cơ quan, tổ chức thu sử dụng chung Hệ thống hoặc sử dụng Hệ thống khác nhau nhưng đã thống nhất giải pháp kết nối và tiêu chuẩn kỹ thuật, bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai Hệ thống.

Cấu trúc dữ liệu phải theo chuẩn SIP/AIP, có siêu dữ liệu đầy đủ, chữ ký số hợp lệ, định dạng mở (PDF/A, JPEG, MPEG-4...). Các hồ sơ/tài liệu số cần được ký số theo quy định để đảm bảo giá trị pháp lý và tính toàn vẹn của thông tin.

4. Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

4.1. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử có quyền và trách nhiệm sau đây:

- Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;

- Gửi hồ sơ đề nghị cho lưu trữ lịch sử có thẩm quyền, bao gồm văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu, mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có);

- Nộp hồ sơ, tài liệu theo mục lục hồ sơ, tài liệu đã được hoàn thiện sau khi có ý kiến của lưu trữ lịch sử;

- Khiếu nại việc từ chối thu hồ sơ, tài liệu của lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.

4.2. Lưu trữ lịch sử có quyền và trách nhiệm sau đây:

- Hướng dẫn cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;

- Có ý kiến bằng văn bản về mục lục hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử;

- Thu hồ sơ, tài liệu hoặc từ chối thu hồ sơ, tài liệu;

- Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

5. Vai trò chủ động của các cơ quan nộp lưu

Để việc thu nộp diễn ra hiệu quả, các cơ quan, tổ chức cần:

- Chủ động rà soát, phân loại và chỉnh lý tài liệu, bảo đảm tiêu chuẩn theo thành phần hồ sơ tài liệu giao nộp, thời hạn bảo quản, định dạng cấu trúc dữ liệu.

- Xây dựng kế hoạch thu nộp hằng năm, phù hợp với lộ trình chuyển đổi số và tình trạng hồ sơ lưu trữ.

- Phối hợp chặt chẽ với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trong quá trình đăng ký, kiểm tra và nộp lưu.

- Đối với tài liệu số, cần chuẩn bị năng lực hạ tầng, nhân sự, phần mềm và tuân thủ nghiêm quy trình kỹ thuật được quy định tại Thông tư 05/2025/TT-BNV.

6. Kết luận

Quy định về thu nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là bước tiến quan trọng trong việc chuẩn hóa nghiệp vụ, hiện đại hóa công tác lưu trữ, phù hợp với yêu cầu của thời kỳ chuyển đổi số. Việc thực hiện nghiêm túc quy trình này không chỉ góp phần giữ gìn “ký ức hành chính” của quốc gia mà còn bảo đảm quyền tiếp cận thông tin, minh bạch hóa hoạt động công vụ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu, học tập và thực tiễn quản lý.

Đinh Khuyên - LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH NINH BÌNH