Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình

Phông Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

I. LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG

1. Bối cảnh lịch sử, thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

1.1. Thời gian thành lập

Ngày 26 tháng 12 năm 1991, kỳ họp thứ 10 Quốc hội khóa VIII ra Nghị quyết về việc điều chỉnh địa giới hành chính tỉnh Hà Nam Ninh. Ngày 01 tháng 4 năm 1992, tỉnh Ninh Bình chính thức được tái lập và đi vào hoạt động. Ngày 21 tháng 4 năm 1992, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình (sau đây viết tắt là Văn phòng UBND tỉnh) được thành lập theo Quyết định số 11/QĐ-UB của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình (sau đây viết tắt là UBND tỉnh).

1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

a) Chức năng: Văn phòng UBND tỉnh là bộ máy làm việc của UBND, có chức năng phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt công tác của UBND tỉnh.

b) Nhiệm vụ: theo quy định tại Điều 2 Mục I Nghị định số 156-HĐBT ngày 17 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và quan hệ công tác của Văn phòng UBND cấp tỉnh.

c) Cơ cấu tổ chức

- Chánh Văn phòng và các Phó Văn phòng

- Các bộ phận công tác (03 bộ phận): Bộ phận nghiên cứu tổng hợp; Phòng văn thư - hành chính - lưu trữ; Phòng quản trị - tài vụ.

2. Những thay đổi, bổ sung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

2.1. Quyết định số 421/QĐ-UB ngày 18 tháng 4 năm 1997 của UBND tỉnh về việc ban hành tạm thời bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và quan hệ công tác của Văn phòng UBND tỉnh.

a) Chức năng: Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan tham mưu tổng hợp của UBND tỉnh và Thường trực HĐND tỉnh có chức năng giúp UBND tỉnh và Thường trực HĐND tỉnh quản lý tập trung thống nhất sự chỉ đạo điều hành mọi mặt công tác của Thường trực HĐND và UBND tỉnh.

b) Nhiệm vụ: theo quy định tại Mục II Bản quy định tạm thời ban hành kèm theo Quyết định số 421/QĐ-UB.

c) Cơ cấu tổ chức

- Chánh Văn phòng và các Phó Văn phòng

- Các phòng chức năng (06 phòng): Phòng Hành chính Quản trị (bao gồm công tác lưu trữ); Phòng Theo dõi sản xuất; Phòng Phân phối lưu thông và Ngoại vụ; Phòng Văn xã; Phòng Nội chính; Phòng Tổng hợp Hội đồng nhân dân.

- Các bộ phận: Thi đua Khen thưởng; Tổng hợp; Đội xe.

- Đơn vị sự nghiệp có thu tự trang trải quỹ lương: Nhà khách tỉnh.

2.2. Quyết định số 973/QĐ-UB ngày 16 tháng 8 năm 1997 của UBND tỉnh về việc chuyển Nhà khách tỉnh sang hạch toán kinh doanh và giao cho Sở Du lịch quản lý.

2.3. Quyết định số 1174/QĐ-UB ngày 08 tháng 10 năm 1997 của UBND tỉnh về việc thành lập Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh.

2.4. Quyết định số 892/1998/QĐ-UB ngày 24 tháng 7 năm 1998 của UBND tỉnh về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh.

Quyết định số 892/1998/QĐ-UB quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Trung tâm.

2.5. Quyết định số 492/QĐ-UB ngày 27 tháng 4 năm 2000 của UBND tỉnh về việc đổi tên Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh.

Cụ thể, sáp nhập bộ phận Công nghệ thông tin từ Phòng Hành chính Quản trị vào Trung tâm Lưu trữ và đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ và Ứng dụng tin học.

Về nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ và Ứng dụng tin học: thực hiện theo Điều 2 Quyết định số 892/1998/QĐ-UB ngày 24 tháng 7 năm 1998 của UBND tỉnh và nhiệm vụ của Bộ phận Công nghệ thông tin của Phòng Hành chính quản trị.

2.6. Quyết định số 815/QĐ-UB ngày 18 tháng 4 năm 2001 của UBND tỉnh về việc đổi tên Văn phòng UBND tỉnh thành Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh (sau đây viết tắt là Văn phòng HĐND và UBND tỉnh) và Quyết định số 1949/2001/QĐ-UB ngày 26 tháng 9 năm 2001 của UBND tỉnh về việc cơ cấu tổ chức và biên chế của Văn phòng HĐND và UBND tỉnh Ninh Bình.

- 08 phòng: Phòng Kinh tế ngành; Phòng Nội chính; Phòng Phân phối lưu thông và Ngoại vụ; Phòng Văn xã; Phòng Tổng hợp UBND; Phòng Tổng hợp HĐND; Phòng Thi đua - Khen thưởng; Phòng Hành chính Quản trị.

- 02 đơn vị trực thuộc: Trung tâm Lưu trữ và Ứng dụng tin học; Đội xe.

2.7. Quyết định số 316/2003/QĐ-UB ngày 04 tháng 3 năm 2003 của UBND tỉnh về việc thành lập Phòng Đầu tư và Xây dựng thuộc Văn phòng HĐND và UBND tỉnh.

2.8. Quyết định số 339/2004/QĐ-UB ngày 19 tháng 02 năm 2004 của UBND tỉnh về việc đổi tên Văn phòng HĐND và UBND tỉnh thành Văn phòng UBND tỉnh và Quyết định số 502/2004/QĐ-UB ngày 09 tháng 3 năm 2004 của UBND tỉnh về việc thành lập Trung tâm Tin học, đổi tên Trung tâm Lưu trữ và Ứng dụng tin học thuộc Văn phòng UBND tỉnh. Cụ thể:

- Thành lập Trung tâm Tin học thuộc Văn phòng UBND tỉnh trên cơ sở tách bộ phận tin học từ Trung tâm Lưu trữ và Ứng dụng tin học.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tin học được quy định tại Quy định ban hành kèm theo Quyết định số 502/2004/QĐ-UB.

- Đổi tên Trung tâm Lưu trữ và Ứng dụng tin học thuộc Văn phòng UBND tỉnh thành Trung tâm Lưu trữ.

Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Trung tâm trở về thực hiện theo quy định tại Quyết định số 892/1998/QĐ-UB ngày 24 tháng 7 năm 1998.

2.9. Quyết định số 852/2005/QĐ-UB ngày 13 tháng 5 năm 2005 của UBND tỉnh về việc thành lập Phòng Ngoại vụ thuộc Văn phòng UBND tỉnh.

2.10. Nghị quyết số 07/2006/NQ-HĐND ngày 19 tháng 01 năm 2006 của Hội đồng nhân dân tỉnh Ninh Bình về việc thành lập Ban Thi đua - Khen thưởng tỉnh Ninh Bình.

2.11. Quyết định số 756/QĐ-UB ngày 04 tháng 8 năm 2010 của UBND tỉnh về việc thành lập Cổng Thông tin điện tử tỉnh Ninh Bình trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh.

Quyết định số 756/QĐ-UB cũng quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và biên chế của Cổng Thông tin điện tử tỉnh Ninh Bình.

2.12. Quyết định số 09/2011/QĐ-UB ngày 05 tháng 9 năm 2011 của UBND tỉnh banh hành quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình.

a) Chức năng: Văn phòng UBND tỉnh có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp UBND tỉnh tổ chức các hoạt động chung của UBND tỉnh, tham mưu, giúp Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBD tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.

b) Nhiệm vụ, quyền hạn: theo quy định tại Điều 4 Chương II Quy định ban hành kèm theo Quyết định số 09/2011/QĐ-UB.

c) Cơ cấu, tổ chức:

- Chánh Văn phòng và một số Phó Chánh văn phòng

- Phòng chuyên môn (12 phòng): Phòng Hành chính - Tổ chức (bao gồm cả công tác văn thư, lưu trữ); Phòng Quản trị - Tài vụ (bao gồm cả quản lý Đội xe); Phòng Tổng hợp; Phòng Kinh tế ngành; Phòng Đầu tư và Xây dựng cơ bản; Phòng Phân phối lưu thông; Phòng Văn xã; Phòng Nội chính; Phòng Ngoại vụ; Phòng Tiếp công dân; Phòng Dân tộc; Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính.

- Đơn vị sự nghiệp (01 Trung tâm và 01 Bộ phận): Trung tâm Tin học và Công báo.

* Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh được hợp nhất với Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ theo quy định tại Quyết định số 930/QĐ-UBND ngày 21 tháng 11 năm 2012 của UBND tỉnh để thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ.

2.12. Quyết định số 32/2012/QĐ-UBND ngày 24 tháng 12 năm 2012 của UBND tỉnh về việc thành lập Trung tâm Tin học - Công báo trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh.

Cụ thể, Trung tâm Tin học - Công báo được thành lập trên cơ sở hợp nhất Trung tâm Tin học, Bộ phận chuyên trách biên tập cập nhật thông tin Cổng thông tin điện tử và Bộ phận Công báo thuộc Văn phòng UBND tỉnh.

Quyết định số 32/2012/QĐ-UBND cũng quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Trung tâm.

2.13. Quyết định số 07/2014/QĐ-UBND ngày 18 tháng 3 năm 2014 của UBND tỉnh ban hành Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Văn phòng UBND tỉnh.

b) Nhiệm vụ, quyền hạn: theo quy định tại Điều 4 Chương II Quy định ban hành kèm theo Quyết định số 07/2014/QĐ-UBND.

c) Cơ cấu tổ chức:

- Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng

- Các phòng chuyên môn (11 phòng): Phòng Hành chính - Tổ chức (bao gồm cả công tác văn thư, lưu trữ); Phòng Quản trị - Tài vụ (bao gồm cả quản lý Đội xe); Phòng Tổng hợp; Phòng Kinh tế ngành; Phòng Đầu tư và Xây dựng cơ bản; Phòng Phân phối lưu thông; Phòng Văn xã; Phòng Nội chính; Phòng Ngoại vụ; Phòng Tiếp công dân; Phòng Dân tộc.

- Đơn vị sự nghiệp: Trung tâm Tin học - Công báo.

II. LỊCH SỬ PHÔNG

1. Giới hạn thời gian của tài liệu

Tài liệu thuộc Phông Văn phòng UBND tỉnh được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan từ khi được thành lập (năm 1992) đến năm 2015.

Hiện tại, Lưu trữ lịch sử tỉnh mới thu thập và đang bảo quản tài liệu Phông Văn phòng UBND tỉnh được hình thành từ năm 1992 đến- năm 2015; giai đoạn từ năm 2016 đến nay chưa được Lưu trữ lịch sử tỉnh thu thập.

2. Khối lượng tài liệu

2.1. Tài liệu hành chính:

- Tổng số hộp (cặp): 381 hộp;

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): 3.202 hồ sơ;

- Quy ra mét giá: 60,1 mét.

2.2. Tài liệu khác:

Công báo của Hội đồng Bộ trưởng, Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh: 250 quyển, tương ứng với 12,5 mét giá.

3. Thành phần và nội dung của tài liệu

3.1. Thành phần tài liệu

a) Tài liệu hành chính

- Tài liệu do cơ quan Văn phòng UBND tỉnh ban hành, bao gồm: quyết định, đề án, báo cáo, thông báo, kế hoạch, tờ trình, chương trình, công văn trao đổi, phiếu chuyển đơn thư, kết luận, …

- Tài liệu liệu do cơ quan, tổ chức khác gửi đến (hồ sơ nguyên tắc), gồm các văn bản: luật, nghị quyết, nghị định, thông tư, quyết định, chỉ thị, công văn, …

- Tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm... ): Không

3.2. Nội dung của tài liệu

Tài liệu do cơ quan Văn phòng UBND tỉnh ban hành gồm những nội dung liên quan đến tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ; bổ nhiệm, nâng lương cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc cơ quan Văn phòng UBND tỉnh; tài liệu nghiệp vụ tài chính, quản trị, văn thư, lưu trữ; tài liệu hội nghị cán bộ công chức, viên chức, …

Tài liệu do cơ quan khác gửi đến (hồ sơ nguyên tắc) bao gồm những nội dung liên quan đến chủ chương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước.

4. Tình trạng của phông

4.1. Tình hình thu thập tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan, tổ chức và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Công tác thu thập vào Lưu trữ cơ quan vào giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy định.

4.2. Mức độ thiếu đủ của phông: Đầy đủ

4.3. Mức độ xử lý về nghiệp vụ: Đã chỉnh lý hoàn chỉnh

4.4. Tình trạng vật lý của phông: Tốt

5. Công cụ thống kê, tra cứu, khai thác

5.1. Phông có đầy đủ Mục lục hồ sơ, Mục lục văn bản theo quy định được thống kê bằng file Excel.

5.2. Độc giả có thể tra cứu thông tin về số hiệu, ngày ban hành, trích yếu nội dung văn bản trên Wedsite của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tại địa chỉ …

LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH NINH BÌNH