Trong bối cảnh triển khai Luật Lưu trữ năm 2024, đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, xây dựng chính quyền số và thực hiện chủ trương sắp xếp tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn. Hoạt động lưu trữ đang đứng trước yêu cầu đổi mới toàn diện cả về tư duy quản lý, mô hình tổ chức và phương thức triển khai nghiệp vụ. Đây là yêu cầu tất yếu của tiến trình cải cách hành chính và là điều kiện quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản trị dữ liệu, bảo đảm gìn giữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong giai đoạn phát triển mới.

Ngày 29/4/2026, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 06/2026/TT-BNV về sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 10/2025/TT-BNV ngày 19/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và lĩnh vực nội vụ của phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Việc ban hành Thông tư không chỉ nhằm hoàn thiện cơ sở pháp lý trong lĩnh vực nội vụ mà còn tạo cơ sở quan trọng để tiếp tục kiện toàn tổ chức, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ trong bối cảnh mới.

Đối với lĩnh vực lưu trữ, đặc biệt là hoạt động của Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh, các nội dung sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 06/2026/TT-BNV không chỉ đơn thuần mang tính điều chỉnh kỹ thuật nghiệp vụ mà thể hiện rõ định hướng chuyển đổi từ mô hình lưu trữ truyền thống sang mô hình quản trị dữ liệu lưu trữ và lưu trữ số. Qua đó, từng bước khẳng định vai trò của Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh như một trung tâm dữ liệu tài liệu lưu trữ của địa phương, phục vụ hiệu quả công tác quản lý nhà nước, bảo tồn ký ức lịch sử và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong thời kỳ chuyển đổi số.

Để thuận tiện cho việc nghiên cứu, đối chiếu và triển khai áp dụng trong thực tiễn, có thể phân tích các nội dung sửa đổi, bổ sung Thông tư số 10/2025/TT-BNV tại Thông tư số 06/2026/TT-BNV theo từng nhóm nhiệm vụ cụ thể như sau:

1. Nhóm nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Tại khoản 14 Điều 2 Thông tư số 10/2025/TT-BNV, Bộ Nội vụ quy định Sở Nội vụ “Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo thẩm quyền quản lý”. Quy định này cho thấy phạm vi quản lý nhà nước về lưu trữ thời điểm đó chủ yếu vẫn tập trung vào tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử, cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý nghiệp vụ. Đối tượng quản lý chủ yếu vẫn là hồ sơ giấy, vật mang tin, tài liệu lưu trữ truyền thống.

Tuy nhiên, tại Thông tư số 06/2026/TT-BNV, nội dung này đã được sửa đổi, bổ sung theo hướng mở rộng đáng kể phạm vi quản lý, cụ thể: “Tham mưu Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo thẩm quyền”. Đồng thời bổ sung thêm nhiệm vụ hoàn toàn mới “Tham mưu Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thiết lập Kho lưu trữ số để quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ số thuộc thẩm quyền quản lý”.

Đây là điểm mới có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với ngành lưu trữ hiện nay. Nếu như trước đây hoạt động lưu trữ chủ yếu gắn với kho lưu trữ vật lý, hồ sơ giấy với phương pháp bảo quản truyền thống thì nay đối tượng quản lý đã được mở rộng sang cơ sở dữ liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ số, dữ liệu lưu trữ điện tử, hạ tầng lưu trữ số.

Đặc biệt, việc bổ sung nhiệm vụ “thiết lập Kho lưu trữ số” cho thấy hoạt động lưu trữ đang chuyển từ mô hình bảo quản tài liệu truyền thống sang mô hình quản trị dữ liệu lưu trữ số, trong đó dữ liệu lưu trữ trở thành một thành phần của hạ tầng dữ liệu phục vụ điều hành, quản trị và phát triển chính quyền số.

Kho lưu trữ số không còn đơn thuần là nơi lưu trữ dữ liệu điện tử mà từng bước trở thành hạ tầng dữ liệu lưu trữ của địa phương; môi trường quản lý tài liệu điện tử; nền tảng khai thác dữ liệu số và là bộ phận quan trọng trong hệ sinh thái chính quyền số. Điều này đặt ra yêu cầu đối với Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh phải từng bước xây dựng hệ thống lưu trữ số; quản lý tài liệu điện tử; chuẩn hóa dữ liệu mô tả; quản lý metadata; bảo đảm an toàn, an ninh dữ liệu; xây dựng hệ thống sao lưu và bảo quản dữ liệu số lâu dài.

Có thể thấy, vai trò của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đang được nâng lên rõ rệt, không chỉ là nơi bảo quản tài liệu mà còn là trung tâm quản lý dữ liệu lưu trữ của địa phương.

2. Nhóm nhiệm vụ xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Tại Thông tư số 10/2025/TT-BNV, nội dung liên quan đến cơ sở dữ liệu lưu trữ mới chỉ dừng ở mức quản lý theo thẩm quyền, chưa quy định cụ thể về xây dựng cơ sở dữ liệu; cập nhật cơ sở dữ liệu; liên thông dữ liệu lưu trữ.

Tuy nhiên, Thông tư số 06/2026/TT-BNV đã sửa đổi, bổ sung quy định rất quan trọng: “Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của địa phương và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo thẩm quyền”. Quy định này thể hiện rõ định hướng xây dựng hệ thống dữ liệu lưu trữ thống nhất từ địa phương đến trung ương.

Đồng thời cho thấy Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh không còn chỉ là nơi tiếp nhận và bảo quản hồ sơ mà đang từng bước trở thành đầu mối cập nhật dữ liệu lưu trữ quốc gia; trung tâm quản lý dữ liệu lưu trữ địa phương; bộ phận trong hạ tầng dữ liệu quốc gia. Điều này đòi hỏi các địa phương cần tập trung xây dựng cơ sở dữ liệu phông lưu trữ; cập nhật dữ liệu hồ sơ; chuẩn hóa dữ liệu mô tả; quản lý dữ liệu số hóa; tổ chức liên thông dữ liệu lưu trữ.

Đây là nền tảng quan trọng để hình thành kho lưu trữ số; hệ thống tra cứu trực tuyến; cơ sở dữ liệu lịch sử quản trị địa phương; môi trường khai thác tài liệu trên nền tảng số.

3. Nhóm nhiệm vụ thu thập tài liệu và quản lý nguồn nộp lưu

Theo Thông tư 10/2025/TT-BNV, Sở Nội vụ “Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành danh mục cơ quan, tổ chức của Nhà nước không thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18 Luật Lưu trữ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh theo thẩm quyền” đã được sửa đổi nội dung tại Thông tư số 06/2026/TT-BNV “Tham mưu, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định cơ quan, tổ chức khác của Nhà nước nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh theo quy định của pháp luật”. Đây là quy định rất quan trọng trong bối cảnh hiện nay khi nhiều ngành, nhiều địa phương đã và đang thực hiện: sắp xếp tổ chức bộ máy; kết thúc hoạt động của đơn vị hành chính cấp huyện; tổ chức lại; hợp nhất, chia tách cơ quan, tổ chức.

Việc việc sửa đổi quy định này giúp mở rộng phạm vi nguồn nộp lưu; bảo đảm không thất lạc tài liệu; tăng cường thu thập tài liệu có giá trị lịch sử; bảo đảm tính đầy đủ của Phông Lưu trữ Nhà nước. Đồng thời tạo cơ sở pháp lý để Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh chủ động rà soát nguồn nộp lưu; tiếp nhận tài liệu tồn đọng; quản lý hồ sơ hình thành trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

4. Nhóm nhiệm vụ quản lý việc mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài

Tại Thông tư số 10/2025/TT-BNV, Bộ Nội vụ quy định: “Tham mưu, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh ra nước ngoài”.

Nội dung này tiếp tục được giữ nguyên tại Thông tư số 06/2026/TT-BNV.

Mặc dù không có sửa đổi, bổ sung, song việc tiếp tục duy trì quy định này cho thấy: tài liệu lưu trữ lịch sử vẫn là tài sản đặc biệt của Nhà nước; việc mang tài liệu ra nước ngoài tiếp tục được kiểm soát chặt chẽ; trách nhiệm quản lý của Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh vẫn giữ vai trò rất quan trọng.

Trong bối cảnh tài liệu điện tử, dữ liệu số ngày càng phát triển, yêu cầu bảo đảm: an toàn dữ liệu; bảo mật thông tin; chủ quyền dữ liệu lưu trữ càng trở nên cần thiết.

5. Nhóm nhiệm vụ quản lý tài liệu hạn chế tiếp cận, tài liệu có giá trị đặc biệt và hủy tài liệu lưu trữ

Tại Thông tư số 10/2025/TT-BNV, Bộ Nội vụ quy định: “Tham mưu, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh; công nhận, hủy bỏ việc công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ tư và tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc địa bàn quản lý, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Nội vụ”.

Tuy nhiên, tại Thông tư số 06/2026/TT-BNV, các nội dung này đã được tách thành từng nhóm nhiệm vụ riêng biệt, cụ thể: “Tham mưu, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện và hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh”. Và “Tham mưu, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh công nhận, hủy bỏ việc công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ tư và tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc địa bàn quản lý”.

Việc tách bạch các nội dung nêu trên cho thấy yêu cầu quản lý ngày càng chặt chẽ, chuyên sâu và rõ trách nhiệm hơn trong công tác kiểm soát tiếp cận tài liệu; bảo vệ tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; xác định giá trị tài liệu; việc hủy tài liệu lưu trữ. Đây cũng là yêu cầu tất yếu trong bối cảnh: số lượng tài liệu lưu trữ ngày càng lớn; tài liệu điện tử ngày càng phổ biến; yêu cầu bảo mật và bảo vệ dữ liệu ngày càng cao.

6. Nhóm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ

Tại Thông tư số 10/2025/TT-BNV, Bộ Nội vụ quy định: “Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ”. Nội dung này chủ yếu tập trung vào quản lý điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Tuy nhiên, Thông tư số 06/2026/TT-BNV đã bổ sung thêm nhiệm vụ “Hướng dẫn, kiểm tra về hoạt động dịch vụ lưu trữ theo thẩm quyền quản lý”. Quy định này cho thấy vai trò quản lý nhà nước về lưu trữ đã được mở rộng từ: quản lý điều kiện hoạt động sang hướng dẫn chuyên môn; kiểm tra chất lượng dịch vụ; giám sát hoạt động chỉnh lý, số hóa, bảo quản tài liệu.

Điều này đặc biệt cần thiết trong bối cảnh hiện nay khi hoạt động số hóa tài liệu phát triển mạnh; nhu cầu chỉnh lý tài liệu tồn đọng ngày càng lớn; nhiều tổ chức, doanh nghiệp tham gia cung cấp dịch vụ lưu trữ.

Qua đó góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ lưu trữ; hạn chế sai sót nghiệp vụ; bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ nhà nước.

7. Nhóm nhiệm vụ chỉ đạo hoạt động nghiệp vụ lưu trữ lịch sử

Tại Thông tư số 10/2025/TT-BNV quy định “Chỉ đạo lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật”.

Đến Thông tư số 06/2026/TT-BNV, nội dung này được sửa đổi thành “Chỉ đạo lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật”. Sự thay đổi này tuy ngắn gọn nhưng có ý nghĩa chuyên môn rất sâu sắc. Nếu như trước đây trọng tâm chủ yếu là: thực hiện chức năng, nhiệm được giao thì nay Bộ Nội vụ nhấn mạnh trực tiếp đến hoạt động nghiệp vụ lưu trữ; chất lượng chuyên môn; tính thống nhất trong thực hiện nghiệp vụ.

Điều này cho thấy vai trò của Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh đang được nâng lên rõ rệt trong toàn bộ hệ thống lưu trữ địa phương. Theo đó, Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh không chỉ thực hiện tiếp nhận và bảo quản tài liệu mà còn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu; hướng dẫn thu nộp hồ sơ; hướng dẫn số hóa tài liệu; chuẩn hóa dữ liệu lưu trữ; hướng dẫn quản lý hồ sơ điện tử; kiểm soát chất lượng tài liệu nộp lưu.

8. Nhóm nhiệm vụ thống kê, quản lý, khai thác và công bố dữ liệu về văn thư, lưu trữ

Một trong những nội dung mới đáng chú ý nhất của Thông tư số 06/2026/TT-BNV là bổ sung quy định “Thực hiện công tác thống kê, quản lý, khai thác và công bố dữ liệu thống kê về văn thư; hướng dẫn và tổ chức thực hiện thu thập, tổng hợp, báo cáo số liệu thống kê định kỳ của địa phương về văn thư, lưu trữ”.

Trong khi đó, Thông tư số 10/2025/TT-BNV chưa quy định cụ thể về công bố dữ liệu thống kê; khai thác dữ liệu lưu trữ; quản lý dữ liệu thống kê ngành lưu trữ. Điều này cho thấy tư duy quản lý lưu trữ đã có sự thay đổi rất lớn. Lưu trữ không còn là lĩnh vực “đóng”, chỉ phục vụ bảo quản tài liệu trong kho, mà đang trở thành nguồn dữ liệu phục vụ quản lý nhà nước; hệ thống thông tin phục vụ xã hội; công cụ hỗ trợ điều hành và tra cứu.

Điều đó đòi hỏi Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh phải từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu tra cứu trực tuyến; phát huy triển lãm số; tổ chức khai thác tài liệu trên môi trường mạng; quản lý dữ liệu khai thác sử dụng; xây dựng dữ liệu mở về lưu trữ. Qua đó từng bước nâng cao hiệu quả phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong thời kỳ chuyển đổi số.

9. Đánh giá tổng thể

Qua đối chiếu các nội dung sửa đổi, bổ sung có thể thấy Thông tư số 06/2026/TT-BNV đã tạo ra bước chuyển quan trọng trong quản lý nhà nước về lưu trữ. Nếu như Thông tư số 10/2025/TT-BNV vẫn mang đậm dấu ấn của mô hình lưu trữ truyền thống; quản lý hồ sơ giấy; bảo quản vật lý thì Thông tư số 06/2026/TT-BNV đã chuyển mạnh sang lưu trữ số; quản trị dữ liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu lưu trữ; quản lý tài liệu điện tử; khai thác dữ liệu trên môi trường số.

Đặc biệt, việc bổ sung nhiệm vụ “thiết lập Kho lưu trữ số” được xem là bước phát triển rất quan trọng, đặt nền móng cho hạ tầng lưu trữ số cấp tỉnh; hệ thống dữ liệu lịch sử địa phương; quản trị tài sản dữ liệu nhà nước; phát triển chính quyền số. Đồng thời cũng đặt ra yêu cầu rất lớn đối với các địa phương trong việc đầu tư hạ tầng số; xây dựng Kho lưu trữ số; chuẩn hóa dữ liệu; đẩy mạnh số hóa tài liệu; nâng cao năng lực đội ngũ viên chức lưu trữ; đổi mới toàn diện hoạt động của Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.

Có thể khẳng định rằng, những sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 06/2026/TT-BNV đã tạo nền tảng quan trọng để từng bước xây dựng nền lưu trữ hiện đại, chuyên nghiệp, số hóa gắn với quản trị dữ liệu quốc gia trong giai đoạn mới. Đồng thời khẳng định vai trò ngày càng quan trọng của Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh trong tiến trình chuyển đổi số và phát triển chính quyền số hiện nay.

Đinh Khuyên - LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH NINH BÌNH