Chuyển đổi số hiện nay không còn là định hướng chung chung mà đã trở thành yêu cầu cụ thể, gắn trực tiếp với hiệu năng, hiệu lực, hiệu quả của quản lý nhà nước. Đối với nghiệp vụ lưu trữ - lĩnh vực bảo quản ký ức lịch sử của Đảng, của Nhà nước và của Nhân dân - chuyển đổi số chính là động lực để đổi mới phương thức quản lý, nâng cao giá trị phục vụ và lan tỏa giá trị lịch sử trong xã hội hiện đại.

Luật Lưu trữ năm 2024, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, đã khẳng định rõ chuyển đổi số là trục xuyên suốt trong toàn bộ chuỗi nghiệp vụ lưu trữ, từ xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, xây dựng cơ sở dữ liệu đến tổ chức sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Trong nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu

Chuyển đổi số đã và đang làm thay đổi căn bản phương thức xác định giá trị tài liệu từ kinh nghiệm thủ công sang tiếp cận dựa trên dữ liệu.

Theo Luật Lưu trữ 2024, việc xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm tính toàn diện, hệ thống, có căn cứ pháp lý và phù hợp với môi trường số. Việc ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm quản lý hồ sơ, danh mục điện tử giúp: Chuẩn hóa thời hạn bảo quản; Hạn chế sai sót chủ quan; Tăng tính minh bạch, nhất quán giữa các cơ quan nguồn nộp lưu.

* Thực tiễn tại Ninh Bình đã từng bước hướng dẫn các cơ quan, tổ chức xây dựng Danh mục hồ sơ điện tử, gắn xác định giá trị ngay từ khâu lập hồ sơ, tạo tiền đề quan trọng cho việc thu nộp tài liệu số trong thời gian tới.

Trong nghiệp vụ thu nộp tài liệu lưu trữ

Chuyển đổi số giúp chuyển từ “thu nộp bị động” sang “thu nộp chủ động, có kiểm soát”.

Thông tư số 05/2025/TT-BNV, Thông tư 06/2025/TT-BNV đã quy định rõ trách nhiệm thu nộp tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ số, đồng thời xác lập cơ chế kết nối giữa lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.

* Tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình, việc đẩy mạnh: Hướng dẫn thu nộp hồ sơ điện tử, hồ sơ gồm tài liệu giấy và tài liệu điện tử; Chuẩn hóa dữ liệu mô tả; Kiểm soát chất lượng tài liệu số ngay từ đầu đã góp phần giảm tải khối lượng tài liệu giấy phải chỉnh lý theo phương pháp truyền thống, tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử.

Trong nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ

Chuyển đổi số không thay thế bảo quản vật lý mà bổ trợ, nâng tầm bảo quản truyền thống.

Luật Lưu trữ 2024, Nghị định số 113/2025/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 05/2025/TT-BNV, Thông tư 06/2025/TT-BNV đã nhấn mạnh yêu cầu về kho lưu trữ tài liệu giấy, kho lưu trữ tài liệu trên vật mang tin khác và kho lưu trữ số; Bảo quản an toàn tài liệu gốc; Đồng thời bảo quản, lưu trữ lâu dài tài liệu số; Xây dựng hệ thống sao lưu, phục hồi dữ liệu.

* Tại Ninh Bình, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã chú trọng: Số hóa tài liệu có giá trị đặc biệt, tài liệu bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tần suất sử dụng cao, tài liệu có nguy cơ hư hỏng; Phối hợp tu bổ, phục chế đối với những tài liệu lưu trữ có giá trị cao nhưng có nguy cơ hư hỏng và đang bị hư hỏng để số hóa; Tạo bản sao số phục vụ khai thác, hạn chế khai thác trực tiếp tài liệu gốc; Gắn chuyển đổi số với công tác bảo quản phòng ngừa rủi ro, thiên tai, hỏa hoạn. Qua đó, chuyển đổi số trở thành “lá chắn mềm” bảo vệ ký ức lịch sử của địa phương.

            Tu bổ tài liệu lưu trữ nền giấy bằng phương pháp thủ công tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình

 

Trong nghiệp vụ thống kê

Chuyển đổi số cho phép chuyển từ thống kê tĩnh sang quản trị dữ liệu lưu trữ động, thông minh. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giúp: Nắm chắc số lượng, thành phần, thời hạn bảo quản, tình trạng tài liệu; Phục vụ công tác quản lý, báo cáo, chỉ đạo điều hành; Tạo nền tảng kết nối, chia sẻ dữ liệu.

* Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình đã từng bước: Chuẩn hóa dữ liệu mô tả; Tích hợp dữ liệu phục vụ quản lý nội bộ; Chuẩn bị điều kiện kết nối với các hệ thống dùng chung của tỉnh.

Trong nghiệp vụ số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu

 Số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu lưu trữ là trọng tâm của chuyển đổi số trong lưu trữ hiện nay. Số hóa không đơn thuần là việc chuyển tài liệu giấy sang dạng ảnh hay tệp tin điện tử, mà là quá trình tạo lập tài nguyên dữ liệu lưu trữ có cấu trúc, có khả năng quản lý, tra cứu, khai thác và kết nối.

* Thực hiện Luật Lưu trữ 2024 và các văn bản hướng dẫn, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình đã từng bước: Triển khai số hóa tài liệu theo lộ trình, có trọng tâm, trọng điểm; Gắn số hóa với chuẩn hóa dữ liệu mô tả; Tạo lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý nội bộ và khai thác sử dụng.

Đến nay, hàng triệu trang tài liệu lưu trữ đã được số hóa, tập trung vào các phông tài liệu phản ánh quá trình hình thành, phát triển kinh tế - xã hội, lịch sử - văn hóa của tỉnh. Cơ sở dữ liệu bước đầu được hình thành đã giúp rút ngắn đáng kể thời gian tra cứu, nâng cao hiệu quả phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý và nhu cầu nghiên cứu của tổ chức, cá nhân.

Quan trọng hơn, việc tạo lập cơ sở dữ liệu lưu trữ đã đặt nền móng cho việc kết nối, chia sẻ dữ liệu lưu trữ trong hệ thống thông tin của tỉnh, tiến tới xây dựng lưu trữ số, lưu trữ thông minh theo định hướng của Trung ương và của tỉnh Ninh Bình.

Một số hình ảnh trong quá trình số hoá tài liệu lưu trữ

 

Trong nghiệp vụ tổ chức sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Tổ chức khai thác, sử dụng là mục tiêu cuối cùng của chuyển đổi số trong lưu trữ. Thông qua nền tảng số, tài liệu lưu trữ được tiếp cận nhanh hơn; Phục vụ hiệu quả công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành; Góp phần giáo dục truyền thống, quảng bá hình ảnh quê hương Ninh Bình. Trung tâm đã xây dựng Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ.

Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm

 

* Đặc biệt, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình đã tích cực: Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên Website của Trung tâm;  Lồng ghép tuyên truyền pháp luật về lưu trữ, nhất là Luật Lưu trữ 2024 và các quy định chi tiết;  Chia sẻ các chuyên đề về nghiệp vụ lưu trữ.

Qua đó, lưu trữ không còn “đóng kín trong kho” mà từng bước hiện diện sinh động trên không gian số. Các hoạt động này thu hút hàng nghìn lượt truy cập mỗi năm, góp phần đưa tài liệu lưu trữ đến gần hơn với cộng đồng, lan tỏa giá trị lịch sử và hình ảnh quê hương Ninh Bình.

Thực tiễn và một số vấn đề đặt ra đối với công tác chuyển đổi số tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình cho thấy:

Chuyển đổi số đã và đang tạo ra những chuyển biến rõ nét trong nhận thức về vai trò của nghiệp vụ lưu trữ. Từ chỗ chủ yếu được nhìn nhận là hoạt động bảo quản, gìn giữ tài liệu, tài liệu lưu trữ ngày càng được xác định là nguồn dữ liệu nền tảng, phục vụ trực tiếp công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và quản lý nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số.

Cùng với sự thay đổi về nhận thức, vị thế và hình ảnh của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình từng bước được nâng cao. Thông qua việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa tài liệu, tạo lập và xây dựng các cơ sở dữ liệu lưu trữ, đồng thời tăng cường hoạt động tuyên truyền, hướng dẫn nghiệp vụ, Trung tâm không chỉ thực hiện tốt chức năng bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ lịch sử mà còn khẳng định rõ vai trò là đầu mối tham mưu, hỗ trợ các cơ quan, tổ chức trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu gắn với yêu cầu chuyển đổi số.

Tuy nhiên, thực tiễn cũng cho thấy quá trình chuyển đổi số trong nghiệp vụ lưu trữ tại địa phương vẫn còn những khó khăn, thách thức đặt ra: Hạ tầng kỹ thuật phục vụ lưu trữ số chưa thật sự đồng bộ; nguồn lực đầu tư còn hạn chế;  Đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ tuy từng bước được chuẩn hóa nhưng kỹ năng số và khả năng thích ứng với môi trường làm việc số vẫn chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu mới.

Đặc biệt, việc mở rộng số hóa, kết nối và khai thác tài liệu trên môi trường mạng đã làm gia tăng nguy cơ mất an toàn thông tin, an ninh mạng, tiềm ẩn rủi ro về lộ lọt thông tin, xâm nhập trái phép, làm sai lệch hoặc hư hỏng dữ liệu lưu trữ điện tử, ảnh hưởng trực tiếp đến tính toàn vẹn, xác thực và giá trị pháp lý của tài liệu.

Từ thực tiễn đó đặt ra yêu cầu cần có sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo thường xuyên của các cấp ủy, chính quyền; Sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa các cơ quan, tổ chức trong toàn bộ quá trình quản lý hồ sơ, tài liệu gắn với chuyển đổi số; Đồng thời chú trọng đầu tư hạ tầng kỹ thuật, bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.

Bên cạnh đó, cần phát huy vai trò chủ động, sáng tạo và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ trong đổi mới tư duy, nâng cao năng lực chuyên môn, kỹ năng số, từng bước thích ứng với yêu cầu chuyển đổi số, góp phần thực hiện hiệu quả nhiệm vụ lưu trữ trong giai đoạn mới.

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả chuyển đổi số trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình

Để chuyển đổi số trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình được triển khai đồng bộ, thực chất, an toàn và bền vững, cần tập trung thực hiện một số giải pháp trọng tâm sau:

Trước hết, tăng cường vai trò lãnh đạo, chỉ đạo và hoàn thiện cơ chế quản lý. Xác định chuyển đổi số gắn với bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng là nhiệm vụ thường xuyên, lâu dài; đưa nội dung này vào kế hoạch công tác hằng năm; đồng thời rà soát, ban hành và tổ chức thực hiện nghiêm các quy chế về quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, làm rõ trách nhiệm của từng tập thể, cá nhân trong quản lý dữ liệu.

Hai là, đầu tư, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật theo hướng đồng bộ, an toàn và có dự phòng. Từng bước hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin phục vụ lưu trữ số; thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ, xây dựng phương án lưu trữ dự phòng; tăng cường các giải pháp bảo mật, kiểm soát truy cập nhằm phòng ngừa, hạn chế rủi ro mất an toàn thông tin, an ninh mạng.

Ba là, chuẩn hóa nghiệp vụ và quy trình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Thực hiện thống nhất các quy trình từ lập hồ sơ, thu nộp, chỉnh lý, số hóa đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực và giá trị pháp lý của tài liệu; đồng thời tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

Bốn là, phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ theo hướng vững nghiệp vụ, thành thạo kỹ năng số, có nhận thức đầy đủ về an toàn thông tin; phát huy tinh thần chủ động, trách nhiệm và khả năng thích ứng với môi trường làm việc số.

Năm là, tăng cường phối hợp, liên thông và giám sát trong quá trình triển khai. Đẩy mạnh sự phối hợp giữa Trung tâm Lưu trữ với các cơ quan, đơn vị liên quan trong xây dựng, vận hành và khai thác các cơ sở dữ liệu lưu trữ; thường xuyên kiểm tra, đánh giá hiệu quả chuyển đổi số, kịp thời điều chỉnh giải pháp phù hợp với yêu cầu thực tiễn.

=> Với việc triển khai đồng bộ các giải pháp nêu trên, chuyển đổi số trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình sẽ từng bước đi vào chiều sâu, bảo đảm an toàn, hiệu quả và bền vững, qua đó tạo nền tảng quan trọng để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phục vụ thiết thực công tác quản lý nhà nước và phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.

Chuyển đổi số trong nghiệp vụ lưu trữ không chỉ là việc ứng dụng công nghệ, mà là cuộc đổi mới toàn diện về tư duy quản lý, phương thức tổ chức nghiệp vụ và giá trị phục vụ của nghiệp vụ lưu trữ. Với nền tảng pháp lý vững chắc từ Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành, cùng sự chủ động, quyết tâm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình, nghiệp vụ lưu trữ đang từng bước khẳng định vai trò là trụ cột quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số của tỉnh, góp phần gìn giữ ký ức lịch sử, phục vụ phát triển bền vững và lan tỏa các giá trị văn hóa - lịch sử đặc sắc của quê hương Ninh Bình trong kỷ nguyên số./.

 

Trần Xuân Mạnh - Phạm Huy Tường

LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH NINH BÌNH